Значение отчётов библиотеки. Виды отчётов

"Бюджетный учет", 2012, N 5

Учет библиотечного фонда - это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по правилам, установленным законодательством. На его основе формируется отчетность библиотеки, в том числе для государственного статистического учета, планирования деятельности, обеспечения сохранности фонда, контроля за наличием и движением документов.

Под библиотекой понимается информационное культурное образовательное учреждение, располагающее организованным фондом документов и предоставляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам. Библиотечный фонд формируется библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам необходимых документов. Он представляет собой совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения.

В задачи учета библиотечного фонда входит отражение движения объектов, величины всего фонда, его подразделений. Учет включает в себя: прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде. К ведению учета предъявляется ряд требований:

полнота и достоверность учетной информации;
документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;
совместимость приемов и форм учета, их надежность в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий;
соответствие номенклатуры показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики.

Учетная информация, представленная как в традиционной, так и в компьютерной форме, имеет одинаковую юридическую силу.

На равных правах используются бланки учетных документов, изготовленные полиграфическим способом, и бланки, распечатанные с помощью компьютера. Они могут быть сформированы при помощи стандартных программных пакетов или индивидуальных программ, созданных для ведения учета фонда в конкретной библиотеке.

Унификация видов, способов и единиц учета документов в библиотеках обеспечивается соблюдением стандартов, относящихся к библиотечному делу, а также требований нормативных документов по библиотечному делу.

Нормы учета

Правовой базой сохранения и развития библиотечного дела является Закон от 29 декабря 1994 г. N 78-ФЗ "О библиотечном деле".

Учет библиотечного фонда регулируется Инструкцией об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 2 декабря 1998 г. N 590 (далее - Инструкция N 590).

При отражении в бухгалтерском учете хозяйственных операций, связанных с движением книг, брошюр и т.п. изданий (нормативно-справочной, технической литературы), следует руководствоваться Приказами Минфина России:

от 1 декабря 2010 г. N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 157н);
от 6 декабря 2010 г. N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 162н) - в отношении получателей бюджетных средств;
от 16 декабря 2010 г. N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 174н);
от 23 декабря 2010 г. N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 183н).

Учет библиотечного фонда

Библиотечный фонд - упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам (п. 1.3 Инструкции N 590).

Движение библиотечных фондов в библиотеке (поступление, перемещение, выбытие и прочие операции) оформляется соответствующими Формами учетных документов, предусмотренными Инструкцией N 590.

Согласно п. 4.1 Инструкции N 590 объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документа и его материальной основы. Не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

Порядок учета поступлений документов в библиотечный фонд определен положениями разд. 6 Инструкции N 590. Прежде всего при поступлении документов в библиотечный фонд осуществляется их разделение на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Документам для постоянного и длительного хранения присваиваются инвентарные номера и осуществляется их маркирование. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации. Документы, являющиеся приложением к основному носителю, также маркируются с указанием тех же реквизитов, что и на основном документе.

Документы для временного хранения (содержащие информацию краткосрочного значения) исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени. Их учет в библиотеке осуществляется без присвоения инвентарных номеров.

Не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

Внимание! Контроль за соблюдением норм и требований по учету библиотечного фонда осуществляет специальное функциональное подразделение библиотеки, а также комиссия по сохранности или другой коллегиальный орган по фондам при дирекции библиотеки.

Суммарный учет

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт). Если такой документ отсутствует, то составляется акт приема.

Формой суммарного учета является книга, в 3-х частях которой (поступление, выбытие, итоги) фиксируется движение фонда.

Сведения о документах отражаются в показателях: дата и номер записи, источник поступления, реквизиты сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языку коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

При выбытии документов указываются причины исключения. Для учета и контроля списанных документов вводятся признаки "Передано", "Продано", "Сдано в макулатуру". Библиотеки с учетом своей специфики могут вводить дополнительные показатели (п. 5.1.2 Инструкции N 590).

В зависимости от принятого в библиотеке порядка учета подведение итогов движения периодических изданий может производиться за квартал, полугодие или год на основании актов.

Индивидуальный учет

Согласно указаниям п. 8.1 Инструкции N 590 индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации без присвоения инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД). Они должны содержать следующие показатели: дату записи, номер записи в "Книге суммарного учета библиотечного фонда", инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цену, отметку о проверке, номер акта выбытия. Если у документа имеются приложения, то это указывается в примечании. Там же указываются отличительные черты особо ценных и редких изданий, определяющие его ценность (наличие уникального переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и т.п.).

Выбытие из фонда

Причинами списания периодических изданий, входящих в библиотечный фонд, могут быть: ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата. Утрата изданий может возникнуть по ряду причин: пропажи из фондов, утери читателями, хищения, бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (п. 9.1 Инструкции N 590).

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в "Книге суммарного учета" и в формах индивидуального учета фонда. Акты на списание изданий, исключаемых в связи с утратой, утверждаются на основании протоколов, актов, заключений и других документов, подтверждающих факт их утраты (п. 9.6 Инструкции N 590).

Указаниями п. 5.1.2 Инструкции N 590 учреждениям предоставлено право вводить количественные и стоимостные нормативы списания изданий, утраченных по неустановленным причинам (недостача).

Библиотеки образовательных учреждений

Библиотеки образовательных учреждений входят в общую структуру учреждения и не являются самостоятельными юридическими лицами. Основной особенностью организации библиотечной работы в образовательных учреждениях является то, что для обеспечения учебного процесса учебные издания ими приобретаются в больших количествах экземпляров одного вида (названия).

Для организации учета в таких библиотеках разработаны и приняты Методические рекомендации по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений, утвержденные Приказом Минобразования России от 24 августа 2000 г. N 2488 (далее - Инструкция N 2488).

Согласно положениям п. 8 Инструкции N 2488 учет многоэкземплярных документов (учебников, учебных пособий, справочников, словарей и других изданий), предназначенных для использования студентами и учащимися в учебном процессе, осуществляется безынвентарным способом. При таком методе учета предусматривается суммарная запись документов по названиям, стоимость их относится на баланс библиотеки.

Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше десяти единиц. Если количество поступивших экземпляров менее десяти, то они записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записи в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

При безынвентарном методе учета оформляются следующие документы: учетная карточка документа (издания), регистрационная книга учетных карточек (Приложения 4, 5 к Инструкции N 2488).

Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше десяти экземпляров. Она содержит следующие сведения: автор, заглавие, выходные данные, цена, дата записи, номер записи в книге суммарного учета, количество экземпляров - поступивших, выбывших, состоящих на учете, и отражает движение каждого отдельного названия документа (издания), прошедшего безынвентарный учет. В карточке отражаются все последующие поступления данного названия независимо от цены. Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована инвентарная книга. В регистрационной книге заполняются все графы, как при индивидуальном учете, каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе (издании), учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется.

Решая вопрос о сроках использования учебной литературы, следует обратиться к положениям Закона РФ от 10 июля 1992 г. N 3266-1 "Об образовании" (далее - Закон N 3266-1). В п. 18 ст. 28 Закона N 3266-1 указано, что к полномочиям федеральных органов государственной власти в сфере образования относятся утверждение порядка проведения экспертизы учебников, рекомендуемых или допускаемых к использованию в образовательном процессе в имеющих государственную аккредитацию и реализующих образовательные программы общего образования образовательных учреждениях, а также ежегодное утверждение на основе экспертизы федеральных перечней таких учебников. В перечнях содержатся наименования учебников по предметам с указанием издательств. При этом год издания учебника не имеет значения, если указанный учебник содержится в перечне.

Выбытие литературы из библиотечного фонда осуществляется на основании утвержденного руководителем учреждения Акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением ее списков. В библиотеках образовательных учреждений акты на списание утверждаются ректором, проректором, директором учебного заведения (п. 9.8 Инструкции N 2488). При этом указывается одна из причин списания.

Внимание! В образовательных учреждениях норматив списания библиотечных фондов по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1 процента от объема книговыдачи (п. 9.8 Инструкции N 2488).

Указаниями п. 9.8 Инструкции N 2488 предусмотрено, что исключение документов из фондов библиотек общеобразовательных учреждений по причине устарелости производится не реже одного раза в два года. Рекомендованные ранее сроки использования учебников и учебных пособий в общеобразовательных учреждениях в пределах четырех лет предписано считать ориентировочными.

Таким образом, действующие нормативные акты не содержат указаний об обязательности списания из библиотек общеобразовательных учреждений учебников пятилетней давности, кроме как в случаях их физического износа, приведшего к ветхости (изношенность книг, утеря страниц, восстановление которых не представляется возможным, и т.п.). Списание же вследствие морального устаревания возможно, только если учебник не включен в указанные федеральные перечни, утвержденные Минобрнауки.

Бухгалтерский учет

В настоящее время бухгалтерский учет библиотечного фонда осуществляется в зависимости от правового положения учреждения в соответствии с Инструкциями N N 157н, 162н, 174н, 183н.

Объектом библиотечного фонда может являться как отдельная книга, так и издания, состоящие из нескольких томов, являющихся логическим продолжением друг друга.

Положениями Общероссийского классификатора основных фондов ОК 013-94, утвержденного Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 359, определено, что фонды библиотек отражаются по коду ОКОФ 19 0001000. К ним относятся книги и брошюры, издания периодические, издания продолжающиеся, издания нотные, издания картографические, изоиздания, издания листовые текстовые, виды специальной научно-технической литературы и документации, материалы неопубликованные, рукописи, рукописи и издания редкие и уникальные, киноматериалы и документы в форме видеозаписи, фотодокументы, фонодокументы (звукозаписи), кинофотофонодокументы редкие и уникальные.

В соответствии с положениями п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования и учитываются на счете 0 101 07 000 "Библиотечный фонд". В то же время объектам библиотечного фонда независимо от их стоимости уникальный инвентарный порядковый номер не присваивается (п. 46 Инструкции N 157н). Для их учета открывается Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032), которые регистрируются в Описи инвентарных карточек по учету основных средств (п. 54 Инструкции N 157н).

Внимание! Инвентарная карточка группового учета основных средств предназначена для учета группы однородных объектов основных средств: мягкого инвентаря, библиотечных фондов, сценическо-постановочных средств (декораций, мебели и реквизита, бутафории), предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 40 000 руб.

Периодические издания, приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, подлежат учету на забалансовом счете 23 в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. п. 377, 378 Инструкции N 157н).

Внимание! Книжная (иная печатная) продукция, не предназначенная для библиотечного фонда, учитывается в составе прочих материальных запасов (п. 99 Инструкции N 157н).

Поступление и внутреннее перемещение библиотечного фонда оформляются следующими первичными документами:

Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (ф. 0306031);
Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032);
Требованием-накладной (ф. 0315006). В случае если объекты библиотечного фонда получены по договору дарения или пожертвования, их первоначальной стоимостью признается текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, увеличенная на стоимость услуг, связанных с доставкой, регистрацией и приведением их в состояние, пригодное для использования (п. 25 Инструкции N 157н).

Текущая рыночная стоимость объекта библиотечного фонда определяется на основе цены, действующей на дату принятия его к учету (оприходования). Данные о действующей цене должны быть подтверждены документально, а в случаях невозможности документального подтверждения - экспертным путем.

Рыночная стоимость также может определяться комиссией по поступлению и выбытию активов, созданной в учреждении на постоянной основе.

Согласно п. 92 Инструкции N 157н на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100 процентов балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию. На объекты библиотечного фонда стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется линейным способом из расчета 1/12 годовой суммы амортизации с учетом срока полезного использования объектов библиотечного фонда.

Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. N 1, фонды библиотек (код 19 0001000) входят в седьмую группу - имущество со сроком полезного использования свыше 15 лет до 20 лет включительно.

Выбытие объектов библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) или Актом о списании групп объектов основных средств (ф. 0306003) с приложением списков исключенной литературы. Выбытие инвентарных объектов библиотечного фонда, учитываемых на забалансовом учете, отражается на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного актом (п. 51 Инструкции N 157н).

Расходы на приобретение объектов библиотечного фонда относятся на статью 310 "Увеличение стоимости основных средств", а расходы по подписке на периодические издания - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

В зависимости от типа учреждения операции поступления, движения, амортизации, выбытия библиотечного фонда отражаются бухгалтерскими записями согласно Инструкциям N N 162н, 174н, 183н.

В автономном учреждении Поступление объектов библиотечного фонда

Дебет 0 106 21 000, 0 106 31 000, 0 106 41 000

"Вложения в основные средства - особо ценное движимое имущество учреждения", "Вложения в основные средства - иное движимое имущество учреждения", "Вложения в основные средства - предметы лизинга"

Кредит 0 302 31 000

"Расчеты по приобретению основных средств"

Кредит 0 106 21 000, 0 106 31 000

"Вложения в основные средства - особо ценное движимое имущество учреждения", "Вложения в основные средства - иное движимое имущество учреждения"

Дебет 0 101 47 000

Кредит 0 106 41 000

"Вложения в основные средства - предметы лизинга"

Дебет 0 101 27 000, 0 101 37 000

"Библиотечный фонд - особо ценное движимое имущество учреждения", "Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения"

Кредит 0 101 47 000

"Библиотечный фонд - предметы лизинга"

Дебет 0 101 27 000, 0 101 37 000

Кредит 0 401 10 172

Дебет 0 101 27 000, 0 101 37 000

Кредит 0 401 10 180

"Прочие доходы"

Дебет 0 101 27 000, 0 101 37 000

Кредит 0 304 04 310

Дебет 0 304 04 310

"Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств"

Кредит 0 104 27 000, 0 104 37 000

"Амортизация библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения", "амортизация библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Дебет 0 101 27 000, 0 101 37 000, 0 101 47 000

0 101 47 000

"Библиотечный фонд - особо ценное движимое имущество учреждения", "Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения", "Библиотечный фонд - предметы лизинга"

Кредит 0 104 27 000, 0 104 37 000, 0 104 47 000

"Амортизация библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения", "Амортизация библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения", "Амортизация библиотечного фонда - предмета лизинга"

Дебет 0 401 10 172

"Доходы от операций с активами"

Кредит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Дебет 0 401 20 273

Кредит 0 101 27 000, 0 101 37 000

Учет периодических изданий

Кредит 0 302 26 000

"Расчеты по прочим работам, услугам"

"Периодические издания для пользования"

В бюджетном учреждении Поступление объектов библиотечного фонда

Дебет 0 106 21 310, 0 106 31 310, 0 106 41 310

"Увеличение вложений в основные средства - особо ценное движимое имущество учреждения", "Увеличение вложений в основные средства - иное движимое имущество учреждения",

Кредит 0 302 31 730

формирование первоначальной стоимости объектов библиотечного фонда (при приобретении и последующем учете в составе ОС);

Кредит 0 106 21 310, 0 106 31 310

"Увеличение вложений в основные средства - особо ценное движимое имущество учреждения", "Увеличение вложений в основные средства - иное движимое имущество учреждения"

принятие к учету объектов библиотечного фонда по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении;

Дебет 0 101 47 310

Кредит 0 106 41 310

"Увеличение вложений в основные средства - предметы лизинга"

принятие к учету объекта библиотечного фонда, являющегося по договору предметом лизинга;

Дебет 0 101 27 310, 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения",

Кредит 0 101 47 410

принятие к учету объекта библиотечного фонда при исполнении (погашении) договора лизинга;

Дебет 0 101 27 310, 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения", "Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 401 10 172

"Доходы от операций с активами"

принятие к учету объектов библиотечного фонда в составе основных средств, поступивших от виновного лица в порядке возмещения в натуральной форме;

Дебет 0 101 27 310, 0 101 37 310

Кредит 0 401 10 180

"Прочие доходы"

принятие к учету неучтенных объектов библиотечного фонда, выявленных в результате инвентаризации. Безвозмездное получение объектов библиотечного фонда.

В рамках внутриведомственных расчетов по передаче имущества

Дебет 0 101 27 310, 0 101 37 310

Кредит 0 304 04 310

"Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств"

принятие к учету объекта библиотечного фонда;

Дебет 0 304 04 310

"Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств"

Кредит 0 104 27 410, 0 104 37 410

"Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения", "Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

принятие к учету износа объекта библиотечного фонда.

Эксплуатация объектов библиотечного фонда

Дебет 0 101 27 310, 0 101 37 310, 0 101 47 310

Кредит 0 101 27 310, 0 101 37 310, 0 101 47 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения",

передача в эксплуатацию объектов на основании Требования-накладной (ф. 0315006) как внутреннее перемещение между материально ответственными лицами (со склада в библиотеку);

Дебет 0 401 20 271, 0 109 60 271

"Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов", "Затраты по амортизации основных средств и нематериальных активов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг"

Кредит 0 104 27 410, 0 104 37 410, 0 104 47 410

начислена амортизация на объекты библиотечного фонда.

Операции по выбытию (списанию) библиотечного фонда

Дебет 0 401 10 172

"Доходы от операций с активами"

"Уменьшение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения",

списаны объекты библиотечного фонда в связи с износом, непрофильностью, утерей, хищением, продажей и т.п.;

Дебет 0 401 20 273

"Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит 0 101 27 410, 0 101 37 410

списаны объекты библиотечного фонда в связи с утратой в результате бедствий стихийного и техногенного характера;

Дебет 0 401 20 241, 0 401 20 242

"Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям", "Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций"

Кредит 0 101 27 410, 0 101 37 410

"Уменьшение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества учреждения", "Уменьшение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

списаны объекты библиотечного фонда в связи с безвозмездной передачей.

Учет периодических изданий

Дебет 0 401 20 226, 0 109 60 226

"Расходы на прочие работы, услуги", "Затраты на прочие работы, услуги в себестоимости готовой продукции, работ, услуг"

Кредит 0 302 26 730

отнесена на расходы (на себестоимость услуг, работ) стоимость приобретенных периодических изданий (журналов, газет);

"Периодические издания для пользования"

приняты на забалансовый учет периодические издания (журналы, газеты).

"Периодические издания для пользования"

списаны периодические издания (журналы, газеты).

В казенном учреждении Поступление объектов библиотечного фонда

Дебет 0 106 31 310, 0 106 41 310

"Увеличение вложений в основные средства - иное движимое имущество учреждения", "Увеличение вложений в основные средства - предметы лизинга"

Кредит 0 302 31 730

"Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств"

формирование первоначальной стоимости объектов библиотечного фонда (при приобретении и последующем учете в составе ОС);

Дебет 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 106 31 310

"Увеличение вложений в основные средства - иное движимое имущество учреждения"

принятие к учету объектов библиотечного фонда по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении;

Дебет 0 101 47 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга"

Кредит 0 106 41 310

"Увеличение вложений в основные средства - предметы лизинга"

принятие к учету объекта библиотечного фонда, являющегося по договору предметом лизинга;

Дебет 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 101 47 410

"Уменьшение стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга"

принятие к учету объекта библиотечного фонда при исполнении (погашении) договора лизинга;

Дебет 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 401 10 172

"Доходы от операций с активами"

принятие к учету объектов библиотечного фонда в составе основных средств, поступивших от виновного лица в порядке возмещения в натуральной форме;

Дебет 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 401 10 180

"Прочие доходы"

принятие к учету неучтенных объектов библиотечного фонда, выявленных в результате инвентаризации. Безвозмездное получение объектов библиотечного фонда.

В рамках внутриведомственных расчетов по передаче имущества

Дебет 0 101 37 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

Кредит 0 304 04 310

"Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств"

принятие к учету объекта библиотечного фонда;

Дебет 0 304 04 310

"Внутриведомственные расчеты по приобретению основных средств"

Кредит 0 104 37 410

"Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

принятие к учету износа объекта библиотечного фонда.

Эксплуатация объектов библиотечного фонда

Дебет 0 101 37 310, 0 101 47 310

"Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения", "Увеличение стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга"

Кредит 0 101 37 310, 0 101 47 310

передача в эксплуатацию объектов на основании Требования-накладной (ф. 0315006) как внутреннее перемещение между материально ответственными лицами (со склада в библиотеку);

Дебет 0 401 20 271, 0 109 60 271

Кредит 0 104 37 410, 0 104 47 410

"Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения", "Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга"

начислена амортизация на объекты библиотечного фонда.

Операции по выбытию (списанию) библиотечного фонда

Дебет 0 401 10 172

"Доходы от операций с активами"

Кредит 0 101 37 410

"Уменьшение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

списаны объекты библиотечного фонда в связи с износом, непрофильностью, утерей, хищением, продажей и т.п.;

Дебет 0 401 20 273

"Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит 0 101 37 410

"Уменьшение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

списаны объекты библиотечного фонда в связи с утратой в результате бедствий стихийного и техногенного характера;

Дебет 0 401 20 241, 0 401 20 242

Кредит 0 101 37 410

"Уменьшение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества учреждения"

списаны объекты библиотечного фонда в связи с безвозмездной передачей.

Учет периодических изданий

Дебет 0 401 20 226, 0 109 61 226

Кредит 0 302 26 730

"Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"

отнесена на расходы (на себестоимость услуг, работ) стоимость приобретенных периодических изданий (журналов, газет);

"Периодические издания для пользования"

приняты на забалансовый учет периодические издания (журналы, газеты);

"Периодические издания для пользования"

списаны периодические издания (журналы, газеты).

Внимание! Если материальные ценности (например, учебники) поступили в рамках централизованного снабжения без Извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика, то они учитываются на забалансовом счете 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению" (п. 375 Инструкции N 157н).

Л.Ю.Симонова

Редактор-эксперт

журнала "Бюджетный учет"

В статье рассмотрим понятие библиотечный фонд , особенности учета библиотечного фонда, порядок проведения инвентаризации, особенности амортизации и списания информационной продукции, а также комплектование, передача и переоценка фонда библиотеки

Современная библиотека представляет собой учреждение, предоставляющее посетителям культурные, образовательные и информационные услуги, а также имеющее организованный фонд документов, которые могут выдаваться на временное пользование как физическим, так и юридическим лицам.

Главное в статье:

Основной целью формирования библиотечного фонда является хранение документов и предоставления их посетителям учреждения культуры на определенное время. Осуществление учета фонда библиотеки имеет свои особенности.

Изменения в порядке списания библиотечного фонда -

Учет библиофонда

В Законе №78 «О библиотечном деле» означено, что одной из обязанностей библиотеки является комплектование, учет, хранение и использование библиофонда.

Все данные, которые касаются его величины, а также состава фонда по тематике, видам и иным признакам, ежегодно передаются в Главный информационно-вычислительный центр Министерства культуры РФ в срок до 15 января.

Ответственным за предоставление достоверной информации о библиотечном фонде является руководитель учреждения культуры.

Во избежание каких-либо неурядиц во время подготовки данных для ГИВЦ стоит уделить особое внимание организации правильного учета фонда библиотеки.

Такой учет представляет собой целый перечень правил и процедур, которые необходимы при осуществлении регистрации и обобщения всех сведений, касающихся таких показателей, как:

Величина.
Состав.
Движение.
Стоимость.

Учет библиофонда состоит из двух частей - учета документов, поступивших в учреждение, и учета их выбывания.

Разработка Правил

Работа по организации учета, как правило, начинается с разработки Правил, в которых отражается специфика учреждения, например:

статус библиотеки;
организация и структура библиофонда;
используемые для выполнения учета технологии;
сроки постановки документов на учет;
порядок выбытия документов из фонда.

Разработанная инструкция об учете библиотечного фонда в обязательном порядке должна быть согласована с учредителем.

Не стоит забывать и о том, что показатели учета в Правилах и показатели в форме библиотечной статистики должны быть одинаковыми. Поэтому руководителю библиотеки нужно проконтролировать, чтобы данное требование было выполнено.

Правила выполнения учета должны включать:

Цель и задачи учета.
Способ контроля достоверности и полноты данных.
Порядок учета фонда именно своей библиотек.
Сроки постановки поступлений на учет.
Регистры ведения индивидуального и суммированного учета документов библиофонда.
Форму ведения учета.
Составляющие первичной обработки поступлений.
Способы маркировки и режим ее хранения, а также многое другое.

Что не подлежит учету

Библиотека обязана учитывать любое поступление и выбытие. При этом ни вид носителя, ни сроки хранения не имеют никакого значения.

Исключением являются только те материалы, которые никак не связаны с формированием фонда, например:

секретные документы;
материалы, созданные учреждением на собственном оборудовании;
управленческие документы;
документы личного характера и многие другие.

Если говорить об учете документов, которые оформлены драгоценными камнями и металлами, то он осуществляется в отдельной инвентарной книге.

Занимаясь организацией учета, с самого начала необходимо уделить внимание определению документооборота для учета поступлений в фонд библиотеки. Для этого к Инструкции о библиотечном фонде стоит приложить примеры таких документов, как акт на прием изданий и акт на те издания, которые поступают как пожертвования или не имеют сопроводительных документов.

Кроме этого, нужно назначить сотрудников, в чьи обязанности будет входить подписание актов. Также нужно описать в Правилах и другие моменты:

экземплярность составленных актов;
их дальнейшее движение в подразделения библиотеки;
порядок приема документов, поступающих в библиотечный фонд;
порядок их деления по срокам хранения;
процедуру учета документов временного и постоянного хранения и так далее.

Правилами должны быть определены причины выбытия документов из фонда. Чаще всего в качестве таких причин выступает износ изданий, появление различных дефектов, старение содержания, пропажа, непригодность для использования документов на электронных носителях и другие. Все причины должны быть подтверждены актом, разработанным отдельно для каждой из них.

Учреждение самостоятельно определяет количество изданий, которые включаются в акт об исключении. Что касается величины норматива списания документов по их недостаче, то она в обязательном порядке согласовывается с учредителем.

Особое внимание необходимо уделить установлению процедуры решения спорных вопросов, для осуществления которой создается специальная комиссия.

В некоторых случаях (это также стоит указать в Правилах) в состав комиссии могут входить эксперты. Основными причинами споров чаще всего являются ситуации, возникающие во время переоценки библиотечного фонда или при определении стоимости редкостных изданий.

Кем осуществляется учет

Учет библиотечного фонда выполняют работники отдела комплектования фондов. Ответственность за достоверность и полноту информации, как правило, возлагается на руководителя этого же отдела.

В случае, если в библиотеке отсутствует данный отдел, выполнением учета занимаются высококвалифицированные сотрудники учреждения.

Что касается стоимостного и бухгалтерского учета, то он поручается работникам бухгалтерии

Согласно законодательству библиотеки самостоятельно проводят учет, комплектование, хранение и использование документов, которые включены в состав библиотечных фондов. Порядок выполнения данных процедур устанавливается органом исполнительной власти в сфере культуры федерального уровня.

Состав библиофонда библиотеки

Обязательным условием формирования библиотечного фонда является его универсальность. Это вызвано потребностью удовлетворения информационных запросов посетителей библиотек.

Каждое из учреждений культуры должно иметь как можно большее разнообразие изданий, которые относятся к разным сферам знаний. При этом количество художественной литературы должно составлять не меньше 50 процентов.

В состав должны быть включены документы, предоставляющие пользователям различную социально важную информацию, например, правовую, деловую и так далее.

Все документы, состоящие в фонде библиотеки, различают и в зависимости от видового аспекта их комплектования:

печатные издания;
электронные издания;
аудиовизуальные издания.

Основу фонда библиотеки представляют справочники, базовые учебники, относящиеся к разным областям знаний, а также классическая литература.

Списание библиотечного фонда

Согласно Порядку учета библиотечного фонда списание документов может производится по разным причинам, среди которых наиболее распространенными являются:

Невостребованность документов пользователями.
Несоответствие электронных документов программному или техническому обеспечению учреждения.
Наличие различных дефектов.
Устарелость содержания изданий и так далее.

Правила списания библиотечного фонда

Приказ Минкультуры России от 02.02.2017 № 115 вносит изменения в Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Минкульта России от 8 октября 2012 г. № 1077

Что меняется:

1. Пункт 5.2 изложить в следующей редакции:

"5.2. Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее - Акт о списании) по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н, с изменениями, внесёнными приказом Министерства финансов Российской Федерации от 16 ноября 2016 г. № 209н.

2. Подпункты 5.7.1 и 5.7.2 изложить в следующей редакции:

"5.7.1. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. Невостребованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут направляться в пункты вторичного сырья.

5.7.2. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причине непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Невостребованные или нереализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья.

3. Дополнить пунктом 5.7.3 следующего содержания:

"5.7.3. При отсутствии пунктов вторичного сырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, сотрудники библиотеки уничтожают исключенные из библиотечного фонда документы в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.

В Акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче списанных объектов библиотечного фонда в обменный фонд, документа, подтверждающего решение библиотеки о реализации списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче на безвозмездной основе списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Вышеуказанные документы прилагаются к Акту о списании со списком объектов, исключенных из библиотечного фонда.

Исключенные из библиотечных фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством Российской Федерации.".

Процедура списания изданий осуществляется в несколько этапов:

Подготовка изданий, которые подлежат исключению

Создание комиссии, осуществляющей списание документов;

Ознакомление членов комиссии с изданиями, предназначенными для исключения

Подготовка списков документов, которые предназначены для списания, и составление Акта о списании;

Подготовка документов, подтверждающих утрату книг и документов, предназначенных для исключения из фонда библиотеки;

Утверждение Акта о списании документов;

Передача первого экземпляра Акта о списании в бухгалтерию;

Регистрация Акта о списании;

Оформление исключаемых изданий

Внесение изменений в соответствующие учетные документы;

Организация мероприятий по перераспределению и реализации списанных объектов;

Доведение информации об изменении состава особо ценного движимого имущества до учредителя.

Прежде чем исключить те или иные издания, необходимо провести длительную работу, касающуюся изучения его состава и использования. Полученные данные могут стать основанием для принятия решения об исключении документа из состава фонда.

Комиссия по списанию включает в себя квалифицированных работников учреждения и руководителей отделов. Роль председателя, как правило, отведена директору данного учреждения культуры.

После того как все члены комиссии будут ознакомлены с документами, подлежащими исключению из фонда библиотеки, они принимают решение либо списать издание, либо оставить его для дальнейшей эксплуатации и хранения.

На этапе подготовки документов особое внимание стоит уделить составлению Акта о списании, включающего данные о стоимости подлежащих исключению документов и причинах списания.

В списке, который прилагается к Акту, указываются такие сведения об объекте, как краткое библиографическое описание, шифр хранения документа, номер его регистрации, зафиксированная в регистре индивидуального учета цена, а также коэффициент переоценки и цена после ее выполнения.

Также в Акту прилагают и другие, не менее важные документы, а именно:

пояснительную записку;
протокол или заключение уполномоченных органов (если документ списывается по причине хищения);
финансовый документ о возмещении ущерба (в случае возмещения нанесенного ущерба).

После оформления Акта о списании его должны подписать председатель и члены комиссии, после чего документ должен быть утвержден директором библиотеки.

Утвержденный Акт передается в отдел бухгалтерии, а его второй экземпляр остается в отделе, который выполняет учет. Не стоит забывать, что Акт о списании в обязательном порядке необходимо зарегистрировать в книге суммарного учета библиотечного фонда.

Получив Акт, отдел бухгалтерии вносит изменения в соответствующие документы. На всех подлежащих списанию изданиях ставится специальный штамп, который должен быть погашенным.

Те документы, причиной списания которых является наличие дефектов, физическое старение или устарелость по содержанию, сдаются на предприятия, занимающиеся переработкой вторсырья.

После выполнения всех необходимых действий, связанных с исключением изданий из библиотечного фонда, данные об их осуществлении должны быть предоставлены учредителю. В соответствии с нормативными документами учреждения предоставляют эти документы ежеквартально.

Сегодня одним из наиболее актуальных вопросов любого учреждения культуры, включая библиотеки, является поиск дополнительных источников финансирования.

Поэтому для формировании привлекаются как традиционные, так и внебюджетные финансовые источники.

Основными задачами политики комплектования являются:

увеличение количества источников формирования;
возможности осознанного и самостоятельного выбора этих источников;
использование других, отличающихся методикой от предыдущих, способов приобретения печатных и иных изданий;
внесение изменений по отношению к интенсивности потока поступающей продукции, а также дополнительных финансовых источников.

Для выполнения поставленных задач в первую очередь необходимо выполнить анализ эффективности существующей структуры и востребованности предоставляемых услуг. Также немаловажное значение имеет изучение инфраструктуры данной территории и информационных запросов проживающего здесь населения.

Способы пополнения библиотечного фонда делятся на основные и вспомогательные. К основным относятся покупка и подписка, а в качестве вспомогательных выступают дар и документообмен.

Инновационные функции, которые выполняют современные библиотеки, выдвигают новые требования к комплектованию фонда библиотеки, в основе которых лежат следующие принципы:

учет запросов населения, а также приоритетных направлений социокультурной политики федерального и регионального уровней для обеспечения полноты библиотечного фонда и выборочности его формирования;
деятельность различных библиотек на основе кооперации.

Формы спонсорской поддержки

На сегодняшний день чаще всего в качестве форм спонсорской поддержки выступают:

Целевые субсидии.
Возвратные платежи.
Гонорары.
Целевые закупки и прочее.

Чтобы начать сотрудничество со спонсорами, необходимо быть полностью уверенным, что обе стороны проявляют взаимную глубокую заинтересованность в реализации совместных проектов.

Сегодня муниципальные библиотеки имеют возможность участвовать в проектах, предлагаемых различными фондами на конкурсной основе.

Благодаря чему, можно получить дополнительную финансовую поддержку в виде гранта. Участие в таких проектах позволяет учреждениям культуры самостоятельно распоряжаться финансовыми средствами, полученными из дополнительных источников.

Довольно распространенным способом комплектования фонда библиотеки является получение пожертвований от учреждений и частных лиц, выступающих в роли дарителей. Не менее популярны и благотворительные акции, которые проводятся в поддержку данных учреждений.

Достаточно часто спонсорами и дарителями являются организации и предприятия, действующие на территории поселения, где расположена библиотека.

В этом случае учреждения культуры чаще всего обращаются за помощью, необходимо для укрепления своей материально-технической базы. Однако в практике муниципальных библиотек отмечены случаи, когда бизнесмены оказывали поддержку в приобретении новых объектов библиотечного фонда.

Проверка библиотечного фонда

Обязательной процедурой, которая периодически должна выполняться в библиотеках, является проверка библиотечного фонда. Ее основное предназначение заключается в обеспечении сохранности документов и изданий фонда библиотеки.

Любая проверка, будь то текущая, плановая или внеочередная, осуществляется поэтапно. Если говорить о плановой проверке, то стоит заметить, что основными показателями, от которых она зависит, являются величина и ценность библиотечного фонда, например:

Ежегодно

Один раз в пять лет

Один раз в семь лет

Один раз в десять лет

Один раз в 15 лет

Один раз в 20 лет

Документы, содержащие в своем оформлении драгоценные металлы и камни

Фонды редких и ценных книг

Фонд от 50 до 200 тысяч учетных единиц

Фонд от 200 тысяч до одного миллиона учетных единиц

Фонд от одного до 10 миллионов учетных единиц

Фонд от 10 до 20 миллионов учетных единиц

Фонды свыше 20 миллионов учетных единиц -

по одному миллиону экземпляров

Фонды до 50 тысяч учетных единиц

Основаниями для осуществления внеплановой проверки выступают случаи злоупотребления или хищения, порча документов, чрезвычайная ситуация, а также реорганизация или ликвидация учреждения.

При организации этих двух видов проверки издается локальный акт, которым утверждается состав комиссии. Как правило, ее членами становятся штатные сотрудники, в том числе представитель бухгалтерии. Иногда в состав комиссии могут быть включены временные работники.

Проведение проверки осуществляется в пошаговом порядке. С самого начала членами комиссии проводится проверка таких учетных документов, как книги суммарного учета, инвентарные книги, акты списания документов в период между проверками, акты предыдущих проверок и другие.

Что касается актов списания изданий, то они проверяется только выборочно. В ходе проверки учетных документов сверяется соответствие данных об объектах библиотечного фонда в документах и инвентарных книгах. При выявлении ошибок в обязательном порядке вносятся их исправления.

Следующим шагом является выбор наиболее подходящего способа проверки, который зависит от таких показателей, как:

Объем библиотечного фонда.
Особенности его размещения в помещении учреждения культуры.
Опыта сотрудников библиотеки.

Проверка библиотечного фонда может проводиться по контрольным талонам, по инвентарным книгам, а также комбинированным и автоматизированным способом. Чаще всего проверку осуществляют по контрольным талонам и инвентарным книгам.

Случается, что в ходе проверки не обнаруживаются некоторые издания. Во избежание ошибки проверки необходимо направить все усилия на розыск данных документов.

Как правило, это осуществляется на протяжении одного месяца. Если же издания так и не будут найдены, комиссией составляется список документов, необнаруженных по неустановленным причинам. При этом недостача и убытки списываются.

На основе полученных результатов комиссия составляет акт проверки, к которому прикрепляется объяснительная записка и список недостающих экземпляров. Также оформляется протокол. В нем необходимо излагаются предложения, касающиеся возмещения убытков, и даются определенные рекомендации.

Все документы должны быть подписаны председателем комиссии и ее членами, а также утверждены руководителем библиотеки. Для сохранности документов о проверке фонда определяются специальные сроки:

для Актов о списании - 10 лет;
для Актов о результатах проверки - до следующей проверки.

Списание изданий, входящих в состав библиофонда бюджетного учреждения, осуществляется в соответствии с нормативно-правовыми документами, среди которых стоит выделить:

утвержденную приказом Минфин РФ Инструкции №174;
Порядок учета документов, которые входят в состав библиотечного фонда;
Инструкцию №157.

Причины, по которым документы подлежат списанию из библиофонда бюджетного учреждения, практически те же, что и для других учреждений, то есть ветхость, наличие дефектов, старение содержания, утрата и другие.

Руководитель бюджетного учреждения культуры утверждает Акт о списании определенных изданий, который составляется специально созданной комиссией. На основе данного документа бухгалтерия производит учет выбытия объектов библиофонда.

В некоторых случаях решение об исключении документов из библиотечного фонда в бюджетном учреждении может быть принято только при согласовании с собственником имущества. Бухгалтерский отдел может принять Акт к учету только при наличии данного документа.

Чаще всего решение о списании принимается по результатам инвентаризации библиофонда, сроки которой для государственных и муниципальных учреждений обязательно должны согласовываться с учредителем и предусматриваться учетной политикой.

Руководитель учреждения издает локальный акт о создании специальной комиссии, которая будет осуществлять контроль изданиями, пришедшими в негодность по разным причинам.

Если говорить о школьных библиотеках, то их планы работы могут включать периоды, которые отведены для выполнения работы по исключению объектов учебного фонда. Главными причинами в данном случае являются ветхость или смена учебных программ.

Самым сложным и трудоемким процессом в работе библиотеки является комплектование библиотечного фонда.

К основным задачам комплектатора относятся:

Отбор необходимых для фонда изданий.
Нахождение рациональных и наиболее выгодных с экономической точки зрения путей приобретения документов.

Как правило, издания в библиотеки поступают из двух основных источников - книготорговых организаций и издательств.

Однако в некоторых случаях в качестве таких источников могут выступать организации и физические лица, которые передают литературу на основании договора безвозмездной передачи.

Работа по комплектованию библиотечного фонда имеет различные направления. Так, например, в первую очередь необходимо проанализировать запросы пользователей и оценить состояние и объем имеющегося фонда.

Также нужно выполнить анализ внешнего документного потока и оценить объем финансирования на текущий период. Комплексный анализ всех факторов станет основанием для осуществления отбора изданий.

После отбора необходимо провести процедуру приобретения и включить приобретенные издания в библиотечный фонд.

Не стоит забывать о таком важном моменте, как составление тематико-типологического плана комплектования фонда, который должен соответствовать профилю комплектования и обуславливаться структурой фонда каждой конкретной библиотеки.

Корректировка такого плана зависит от поступающих пользовательских запросов и происходит не реже одного раза в год. Составление тематико-типологического плана входит в компетенцию отдела комплектования.

В некоторых случаях могут наблюдаться небольшие отклонения от данного плана. Это может быть вызвано различными причинами, например:

в случае ограниченного тиража заказываемого издания;
при недостаточном объеме финансирования;
если литература заказана у издательства, которое по определенным причинам не может выступать в качестве поставщика.

На сегодняшний день, кроме книготоргующих организаций, издательств и типографий, в качестве каналов комплектования библиотечных фондов выступают интернет, система «Книга - почтой», редакции газет и журналов, книгообмен.

Все из означенных каналов являются вполне приемлемыми для современных муниципальных библиотек, поэтому должны быть использованы в комплексе. Ведь каждый из каналов имеет свои особенности.

Одни из них, к примеру, являются более экономичными, другие являются надежными поставщиками изданий, третьи предоставляют возможность ведения целенаправленного отбора документов по теме, профилю и так далее.

Разумное сочетание всех способов комплектования позволяют обеспечить высокое качество документального фонда библиотеки, в основе которого лежит рациональное использование финансовых ресурсов.

Передача библиотечных фондов

В соответствии с гражданским законодательством имущество библиотеки вправе осуществлять оперативное управление имеющимся в учреждении имуществом. Если за учреждением закреплено право оперативного управления, то оно может владеть и использовать данное имущество в рамках, установленных законодательством.

При этом использование имущества должно соответствовать своему назначению, а также целям деятельности учреждения. Распоряжаться же им можно только с согласия собственника, если нормативными документами не устанавливается иное.

Если говорить о казенных учреждениях, то они могут распоряжаться имуществом только в том случае, если собственник предоставит свое согласие.

Согласно законодательству бюджетные и автономные библиотеки вправе по своему усмотрению распоряжаться (в том числе выполнять списание) изданиями, которые включены в состав библиотечного фонда,. При этом данные документы не должны относится к особо ценному движимому имуществу.

При оформлении списания изданий, а также при передаче библиотечного фонда другим учреждениям культуры, существуют определенные ограничения. Несмотря на то что государственные и муниципальные библиотеки вправе самостоятельно распоряжаться своим имуществом, проведение крупной сделки они должны согласовать с собственником или учредителем и получить от него одобрение.

Порядок согласования определяется органами, которые занимаются управлением имуществом, а также другими органами публично-правовых образований. К примеру, в обязанности учредителя может входить издание распоряжения, касающегося утверждения актов списания библиотечных фондов.

Стоит обратить внимание и на такой момент. В Порядке учета документов, который утвержден Министерством культуры России, главными причинами списания изданий выступают их физическая утрата, а также ветхость, наличие дефектов, устарелость содержания и непрофильность.

Вместе с тем, Методические указания, утвержденные Министерством финансов РФ, в качестве оснований для списания имущества выдвигают его неиспользование в основной деятельности учреждения культуры.

После списания изданий библиотечного фонда бюджетного учреждения необходимо сообщить об этом органу, который утверждает перечень особо ценного движимого имущества библиотеки. После этого документы будут исключены этим органом из перечня.

Амортизация библиотечного фонда: переоценка

Библиотечный фонд является одним из основных средств учреждения культуры. Как и другие средства, он имеет определенную балансовую стоимость, на основе которой производится расчет размера налога на имущество учреждения и отчислений на амортизацию.

В связи с эти все сведения, которые касаются балансовой стоимости, должны отвечать определенным требованиям, среди которых особое место занимает их достоверность и соответствие современным условиям ценообразования.

Обеспечить это можно только в результате проведения периодической переоценки стоимости основных средств, включая библиотечные фонды. При этом в обязательном порядке производится учет инфляционных процессов, а также денежных реформ и иных изменений, которые касаются ценовой политики государства.

Амортизация библиотечного фонда в бюджетных учреждениях - процесс довольно непростой. Его основная сложность заключается в комплексном характере, выступающим в качестве его главного отличия от других объектов бухучета. Например, каждое из изданий, которые входят в состав библиотечного фонда, имеет самостоятельное значение.

У каждого из них свой срок хранения и эксплуатации, свои особенности в оценке культурной и исторической ценности и так далее. Однако при этом совокупность составляющих библиотечного фонда имеет общею балансовую стоимость.

Стоит отметить и тот факт, что стоимость библиотечного фонда является непостоянной. Ее изменение происходит практически каждый день, поскольку фонд пополняется новыми изданиями, из него исключаются устаревшие, ветхие и другие документы.

Все это делает переоценку довольно сложным процессом.

Поэтому ее проведение осуществляется на двух уровнях:

Первый уровень - переоценка отдельного издания.
Второй уровень - переоценка всего фонда библиотеки как единого объекта, осуществляющаяся с учетом переоценки списанных документов.

Переоценка первого уровня выполняется в том случае, если издание списывается из библиотечного фонда. При этом обязательно учитывается факт прохождения фондом переоценки. При проведении такой переоценки первоначальная цена конкретного издания умножается на коэффициент, который утвержден Росстатом.

На втором уровне переоценка библиотечного фонда проводится при утверждении Росстатом новых коэффициентов. С этой целью выполняется индексация балансовой стоимости фонда библиотеки на ту дату, когда была выполнена последняя переоценка.

Также индексируется и стоимость литературы, которая была приобретена. При этом учитывается дата ее приобретения. Стоимость исключенных из библиотечного фонда изданий, прошедших переоценку, вычитают из полученной суммы.

Проведение и того, и другого вида переоценки выполняется по единой методике. Что касается коэффициентов, то они одинаковы как при переоценке одного издания, так и при переоценке целой группы.

Кроме того, они соответствуют тем коэффициентам, которые используются при изменении балансовой стоимости соответствующих частей библиотечного фонда.

Как правило, переоценка изданий фонда библиотеки проводится на начало текущего года и соответствует общим правилам переоценки основных средств учреждения. В процессе ее осуществления производят перерасчет балансовой стоимости изданий и начисленной суммы амортизации. Сроки проведения переоценки, а также ее порядок устанавливаются Правительством Российской Федерации.

Однако бытуют различные мнения по поводу выполнения данной нормы. Некоторые руководители библиотек считают, что такая процедура должна проводиться только на основании Постановления правительства и в соответствии с установленными сроками. По мнению других ее необходимо проводить ежегодно по собственной инициативе. А по предположению третьих - это вообще дело добровольное.

Причина такого разночтения заключается в недопонимании порядка переоценки, в котором означено, что переоценка выполняется тогда, когда уровень роста цен производителей в строительстве достигнет так называемого «порога».

В качестве «порогового» значения считается 35-процентный рост цент производителей в сфере строительства с момента предшествующей переоценки основных средств бюджетных учреждений.

Как правило, переоценка нематериальных активов и основных средств осуществляется на первое января того года, который следует за годом в котором рост цен в строительстве достиг «порога».

Порядок и сроки проведения очередной переоценки принимается такими структурами, как Министерство экономики и развития РФ, Министерство финансов и Росстат.

Выполнение переоценки изданий библиотечного фонда является компетенцией библиотекаря и бухгалтера. При списании документов сотрудник библиотеки составляет акт о списании, к которому прикрепляет список изданий с указанием даты поступления каждого из них и первоначальной стоимости. Цена уточняется по данным, имеющимся в инвентарной книге или другом реестре учета документов.

С самого начала переоценки проводят сверку сведений и упорядочивание Книги суммарного учета, ведением которого занимается библиотекарь, с данными бухучета.

Закупки книг библиотеками

С целью пополнения библиотечного фонда производится закупка книг библиотеками, при осуществлении которой используется Классификация товаров, работ и услуг. Оптимальным вариантом закупки книг и подписки на периодические издания является закупка у единственного поставщика.

Такой способ закупки подразумевает заключение контракта между заказчиком и конкретным физическим или юридическим лицом. При этом заказчиком не проводится формальная процедура выбора поставщика, то есть аукционы, конкурсы и так далее.

Согласно законодательству такой вид закупки может осуществляться учреждением, выступающим в роли заказчика, при выполнении закупки печатных или электронных изданий того или иного автора у издателей этих изданий. При этом указанные издатели должны обладать исключительным правом на использование таких изданий.

Закупка у единого поставщика имеет свои особенности, которые в обязательном порядке нужно учитывать заказчику, например:

при осуществлении данного вида закупки книг и периодических изданий библиотеками заказчик обязан разместить ЕИС извещение о выполнении закупки в пятидневный срок до даты заключения контракта с поставщиком;
в контракт, заключаемый между заказчиком и поставщиком, необходимо включить расчет цены контракта и обоснования для ее определения.

Помимо этого, заказчик должен предоставить документально оформленный отчет о невозможности или нецелесообразности применения других способов определения поставщика.

Маркировка в библиотеках

В Федеральном законе №436-ФЗ изложены требования к выполнению маркировки в библиотеках информационной продукции, к которой относятся:

Печатная продукция.
Аудиовизуальная продукция, размещенная на любых носителях.
Базы данных.
Продукция средств массовой информации.

В соответствие с данным нормативным документом для всех изданий библиотечного фонда, независимо от даты их включения в состав фонда, должна быть произведена возрастная маркировка. Исключением является только та печатная продукция, которая была выпущена в оборот до того как данный Закон вступил в действие.

Стоит заметить, что согласно этому Закону разрешается не размещать маркировочную метку на подобной продукции. Однако, не смотря на представленное разрешение, документы должны выдаваться из фонда учреждения только в соответствии с их возрастом.

Поэтому оптимальным вариантом для библиотекарей все же остается именно маркировка. В ином случае им придется искать новые способы преодоления правовых барьеров.

Как правило, сотрудники библиотеки выполняют маркировку изданий библиотечного фонда по возрастным категориям, например:

на изданиях для детей дошкольного возраста ставится маркировочная метка 0+;
на тех изданиях, которые предназначены для детей младшего школьного возраста ставят метку 6+;
издания для школьников от 12 до 15 лет обозначаются меткой 12+;
на изданиях, предназначенных для старшего школьного возраста, ставят маркировочную метку 16+.

После проведения маркировки документов, входящих в состав библиотечного фонда, сотрудникам библиотеки стоит разместить на кафедрах выдачи литературы в читальном зале и абонементе информацию о введении возрастной классификации изданий.

Система отчетности

Консультация

ГОСТ 7.20 – 2000 Библиотечная статистика

Показатели библиотечной статистики

Дневник работы библиотеки

Картотека читательского профиля

Схемы месячных статистических и информационных отчетов

Образцы заполнения отчетных документов

Форма 6НК

В библиотеках существуют три вида учета: оперативный, статистический и бухгалтерский.

Оперативный учет (или первичный учет) заключается в постоянной, непрерывной систематической регистрации всех процессов библиотечной деятельности: сразу же по выполнении его:

Своевременное оформление документов на поступившую и выбывшую литературу,

Запись полученной литературы в книгу суммарного учета и индивидуального учета,

Заполнение читательских формуляров и запись в них выданных книг, изменение данных о читателе;

Текущий учет посещений и выдачи.

Регулярное ведение «Дневника работы», который заполняется по определенным формам и правилам.

Без оперативного учета невозможен никакой другой учет в библиотеке.

Статистический учет обязателен для всех видов библиотек и осуществляется по единым методам, изложенным в регламентирующих документах, что достигается посредством единых форм учета.

Цель статистического учета – установить точные данные:

О величине, составе и движении библиотечного фонда,

О числе и составе читателей;

Числе и составе книговыдачи,

Об объеме массовой, информационно – библиографической, методической работы, а также о внестационарных формах обслуживания.

Все эти сведения получаются на основе оперативного учета в «Дневнике библиотеке». Количественные итоги подводятся в конце каждого месяца, квартала, года. Данные статистического учета используются для изучения деятельности библиотек, обобщения результатов и последующего планирования.

Бухгалтерский учет имеет целью документальную регистрацию всех поступлений и расходов материальных ценностей библиотеки: книжного имущества, оборудования, столов, стульев, витрин и т.д. Расходование денег должно подтверждаться документами – это чеки и счета соответствующих организаций, квитанции об уплате денег за платные услуги и т.д. В нашей ЦБС бухгалтерский учет осуществляется централизованной бухгалтерией УКИиС администрации г. Абакана.

Показатели библиотечной статистики – это количественные характеристики того или иного явления или процесса библиотечной деятельности и выражаются в абсолютных и относительных величинах.

Абсолютные величины – это число читателей, книговыдач, посещений, мероприятий массовой работы, библиографических справок и др.

Относительные величины (показатели интенсивности, качественные показатели) – это показатели, измеряющие соотношение двух различных по содержанию, но взаимосвязанных показателей.

ТЕМА 1. УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНОЙ РАБОТЫ

План занятия:

1. Виды учета в библиотечной деятельности.

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой

3. Учет справочно-библиографической и информационной работы.

4. Учет книжного фонда.

1.Виды учета в библиотечной деятельности

Учет – это систематическая регистрация и подсчет факторов в целях количественной и качественной характеристики явлений.
Назначение учета – документирование хода и итогов работы с целью фиксации опыта и руководства деятельностью.

Различают три вида учета: оперативный, бухгалтерский, статистический.
Оперативный учет – это запись фактов, необходимых для руководства библиотекой, установления контроля и укрепления дисциплины. Сюда относится учет работы и выполнения норм, регистрация прихода и ухода сотрудников (табельный учет), учет движения партий книг в процессе обработки и запись новых поступлений в инвентарную книгу, проверка книжного фонда и т. п. Объем и характер оперативного учета меняются в соответствии с нуждами конкретных библиотек или отделов.

Бухгалтерский учет фиксирует оборот денежных средств, устанавливает контроль за приходованием и расходованием средств, за соблюдением финансовой дисциплины. (Ведется на основе специальных методов и правил бухгалтерскими работниками).

Статистический учет – это регистрация, подсчет и количественная характеристика фактов в целях изучения деятельности библиотек, обобщения опыта и планирования их развития. Примером такого учета может служить ведение статистического дневника, книги движения фонда. Статистический учет – ведущий, он обязателен для всех видов и типов библиотек и осуществляется по единым методам.

Фундаментом библиотечной статистики и отчетности служит первичный учет – регистрация в документах установленной формы событий и фактов по мере их осуществления. В библиотеках первичный учет ведется согласно принятым инструкциям. Новые поступления и выбывшие документы отмечаются в инвентарной книге, учетном каталоге и фиксируются в книге движения фонда (суммарный учет). Прибытие и выбытие читателей, число посещений и выдачи документов, массовые мероприятия, библиографическая работа фиксируются в дневниках библиотеки, показатели деятельности информационно-библиотечных центров – в бланках установленной формы.

На основе данных первичного учета ведется отчетность , т. е. периодически подводятся итоги, описывается и анализируется работа за определенный период времени (месяц, квартал, год).

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой работы.

Каждое структурное подразделение библиотеки обязано вести учет:

а) читателей, б) выдачи литературы, в) посещений, г) массовых мероприятий, д) справочно-библиографической и информационной работы.

Учет читателей . Основной документ для учета читателей, посещений и книговыдачи является формуляр читателя . Общее количество читателей выясняется путем подсчета читательских формуляров.
Ежегодно (с 1 января) в массовых библиотеках проводится перерегистрация читателей. Это нужно для того, чтобы установить точное число читателей, т.к. некоторые читатели по разным причинам могут перестать пользоваться библиотекой в течение предыдущего года. Единицей учета читателей является лицо, зафиксированное в тетради регистрации читателя или формуляре читателя. Только эти два документа являются основанием для подсчета числа читателей.

Книговыдача – единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.1).В ыданные пользователю документы отмечается в читательском формуляре.

Учет выдачи платных копий документов, выполненных/изготовленных отделами обслуживания, осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.5). Документ, с которого сделана копия, учитывается как 1 книговыдача.

Посещаемость - один из важнейших показателей, характеризующих не только объем работы библиотеки, но и читательскую активность. Единицей учета посещений является факт прихода читателя в библиотеку, зарегистрированный в формуляре читателя, контрольном листке.
Учет числа посещений ведут все подразделения ЦБС, которые посетил читатель, для обмена изданий, возврата или продления срока пользования ими, чтения литературы в библиотеке для получения библиографической справки, ознакомления с новыми поступлениями и выставками, а также для участия в массовых мероприятиях, проводимых в библиотеке.

Как заполнить «Дневник библиотеки»?

Каждая библиотека в течение года ежедневно заполняет «Дневник библиотеки». Дневники являются основными учетными документами, где фиксируется вся работа библиотеки, причем работа с взрослыми читателями и читателями-детьми учитывается раздельно. Исправления и арифметические ошибки в дневниках не допускаются.

«Дневник библиотеки» состоит из 5 частей.

Часть 1 . Учет состава читателей и посещаемости.

В первой части дневника дается количественная и качественная характеристика читателей и посещаемости. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

Данные в столбце N 2 должны совпадать с тетрадью учета регистрационных номеров читательских формуляров.
Результаты работы за месяц суммируются и отмечаются в графе «Всего за месяц».
Данные графы «Итого с начала года» - это сумма граф «Состоит к началу месяца». и «Всего за месяц». Полученные данные переносятся на следующий месяц в графу «Состоит к началу месяца».

Часть 2. Учет выдачи книг, брошюр и журналов

В этой части дневника дается количественная и качественная характеристика книговыдачи. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

Столбцы N 11- 16 обозначаются самостоятельно.

Часть 3. Учет массовой работы

Рекомендуем в этой части дневника раздельно учитывать книжные выставки, библиотечные уроки и прочие массовые мероприятия. Для этого необходимо сделать соответствующие заголовки. Каждый раздел заполняется в хронологическом порядке.

Раздел «Книжные выставки»

Описывая выставки со сложной структурой необходимо указывать ее разделы.
Раздел «Массовые мероприятия»
Кроме названия, темы и формы мероприятия коротко описывается его содержание. Можно дать и оценку эффективности.

Часть 4 . Учет работы с передвижниками и передвижек

Часть 5. Учет справочно-библиографической работы.

Эти части дневника не заполняется, так как ведутся другие учетные формы.

3.Учет библиографических справок.

Все структурные подразделения осуществляют учет справок по единой форме в «Тетради учета библиографических справок» . «Тетрадь учета библиографических справок» является документом первичного учета и хранится до ликвидации библиотеки.

Приложение 1
Тетрадь учета библиографических справок

№ п/п

Дата

От кого поступил запрос

Содержание и цель запроса

Тип справки*

Отрасль знания

Источник выполнения

Бибиографич. консультация

Отказы

Примечания

Ф.И.О.

рия читате-ля

Приоритетные темы (выделяются цветом, знаком и пр.):

Права потребителей

Проблемы наркомании

Краеведение

Типы справок:

Тематическая

Адресная

Уточняющая

Фактографи-ческая

Индекс или наименование ступени деления таблиц ББК

Элемент(ы) СБА, с помощью которых выполнен запрос.

АК,СК, СКС,ККС, справочные изд., ЭБД, Интернет

* Возможен вариант деления столбца на колонки

Указывается информация:

О перенаправленных запросах

О справках с отрицательным результатом

Об источнике фактографической информации, сам установленный факт и пр.

Кроме справок и консультаций известны другие виды ответов на запросы пользователей, а именно – отрицательный ответ, переадресование (они отмечаются в графе «Примечание») и отказ (в графе «Отказы»).

Отказ – это ответ, содержащий разъяснение правил, согласно которому запрос не принимается к исполнению. Отказ, как правило, даётся на этапе приёма запроса. Не принимаются к исполнению:

Запросы уточняющего характера при отсутствии достаточных для осуществления библиографического поиска сведений о документе;

Тематические запросы, тема которых сформулирована нечётко.

Если все исследованные в процессе поиска элементы СБА не содержат соответствующей запросу информации, то результатом поиска становится отрицательный ответ пользователю.

Переадресование предполагает извещение пользователя о том, что его запрос перенаправлен в другую библиотеку. В графе «Примечание» делается запись о том, куда перенаправлен запрос.

Ежемесячно (в первых числах месяца, следующего за отчетным) библиотека предоставляет суммарные итоги справочно-библиографического обслуживания

4. Учет книжного фонда:

Учет библиотечного фонда включает : прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
Учет поступления документов в библиотечный фонд

Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.

Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

Индивидуальный учет документов

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

В Новозыбковской ГЦБС индивидуальный учет ведется в инвентарной книге и учетном каталоге в секторе комплектования и обработки, а в остальных структурных подразделениях в топографических каталогах (с помощью индикаторов).

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.

Суммарный учет документов

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений.

Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде.

Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда » или другой форме суммарного учета:

Часть 1 – «Поступление в фонд»;

Часть 2 – «Выбытие из фонда»;

Часть 3 – «Итоги движения фонда».

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и N записи, источник поступления, N и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языке коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета с указанием причин исключения.

Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.

Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету.

Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» является акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.

Учет выбытия документов из библиотечного фонда

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)

К акту прилагается список документов, подлежащих исключению, допускается замена списка книжными формулярами для документов, не состоящих на бухгалтерском учете.

Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных».

Приложение 2.

Форма акта об исключении из фонда

утерянных читателями документов и приеме в фонд

документов, признанных равноценными

Рассмотрено на комиссии Утверждаю

по сохранности фондов

Протокол N ____________ (подпись лица, утвердившего акт)

от «__» _________ 19__ г. от «__» _________ 19__ г.

«__» _________ 19__ Г.

Настоящий акт составлен __________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц,

участвующих в составлении акта)

__________________________________________________________________

об исключении из библиотечного фонда _____________________________

(наименование библиотеки или

ее подразделения)

Экз. книг (других документов) на сумму ________________

по причине утери читателями и приеме взамен их _________ экз. Книг

(других документов) на сумму _____________________________________

Список книг (других документов) прилагается.

Список изданий и других документов к акту N _______

1. ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 02-12-98 590 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА http://www.zakonprost.ru/content/base/part/279720

2. Организация работы ЦБС: инструкции и учетные формы [Текст] / Под ред. Р. З. Зотовой – 2-е изд. – М.: Книга, 1985.

3. Фрумин И. М. Библиотечное дело: организация и управление [Текст]: уч-к для библ. ф-тов ин-тов культуры и педвузов / И.М. Фрумин. – 2-е изд. – М.: Книга, 1980.

4.Школа обучения основам библиотечной профессии: Занятие 1: Учетные формы работы [Текст] / МУК МЦБ; МБО; сост. и отв. за вып. А. О. Кешешян. – Чалтырь, 2009 – 10 экз. http://www.chaltlib.ru/articles/Library/spetsialistu/ucheba/shkola_obuchenija_osnovam_bibliotechnojj_professii/

1.Библиотечная статистика: сборник нормативно-инструктивных и методических материалов/ Кемеровская обл.науч. б-ка http://www.kemrsl.ru/catalog/113.html

2.Инструкция «Порядок учета статистических показателей работы муниципальных библиотек Псковской области»: Режим доступа //http://pandia.ru/text/79/209/86598.php

3.Учет статистических показателей деятельности муниципальных библиотек г.Ижевска:инструктивно-методическое письмо: Режим доступа

Понятие и требования к организации учета документного фонда

Учет является первым процессом организации документного фонда, который устанавливает взаимосвязи между документами, необходимые для превращения их в единое целое. Регистрируя поступивший документ, учет вводит его в состав фонда, документально закрепляя его принадлежность именно к данному фонду. На протяжении всего времени функционирования документа в фонде учет отслеживает его перемещения как неотъемлемой части фонда, фиксируя его новые состояния и отношение к тем или иным подфондам. После того, как документ снят с учета, он перестает считаться компонентом фонда, его связь с фондом и документами из фонда утрачивается. Таким образом, организующая роль учета заключается в документальном закреплении взаимосвязей внутри фонда, позволяющем осуществлять контроль за состоянием и сохранением документного фонда.

Учет документного фонда - это деятельность, обеспечивающая фиксирование по установленным правилам и накопление сведений о величине, составе и движении фонда и его стоимости для количественной и качественной характеристики его состояния.

Учет фонда является третьим технологическим процессом формирования документного фонда и тесно связан с последним этапом комплектования - приемом новых поступлений, в ходе которого осуществляется сверка партии вновь поступивших документов с сопроводительным документом и все несоответствия между ними фиксируются в акте приема. Процесс учета тесно переплетается с технической обработкой документов. Штемпель, проставляемый на этапе первичной обработки и свидетельствующий о принадлежности документа к фонду/подфонду, как правило, содержит инвентарный номер данного экземпляра, который присуждается документу в процессе учета.

Такие тесные взаимосвязи между процессами усложняют их идентификацию, размывая их границы. Так, «Инструкция об учете библиотечного фонда», утвержденная приказом министра культуры РФ № 590 от 02.12.1998 г., включает в процесс учета прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде. Как видим, в структуру учета включены все операции по организационному оформлению принадлежности документов к фонду с момента их поступления в библиотеку/информационную службу.

В процессе учета преследуются следующие цели:

1) накопление фактической информации о фонде для дальнейшего управленческого анализа и принятия решений по его совершенствованию;

2) составление реальных моделей документного фонда, необходимых для сравнения их с идеальными моделями и оценки их соответствия между собой;

3) слежение за движением документов для обеспечения их сохранности.

Таким образом, учет является формой документированного наблюдения за состоянием документного фонда, которое осуществляется с целью контроля его качества и сохранности.

Документы, в которых ведется учет документного фонда, имеют статус финансовых документов строгой отчетности, и их необходимо сохранять до ликвидации организации. Они должны храниться в сейфах и закрывающихся шкафах, и доступ к ним строго ограничивается. При ведении электронного учета обязательна распечатка бумажной копии учетных документов, на которую также распространяются особые режимы хранения и доступа.

В крупных информационных организациях, имеющих сложную организационную структуру, используется технология разделения учета, которая предполагает одновременное ведение и учета документного фонда в целом, и отдельный учет подфондов каждого структурного подразделения. Это позволяет накапливать количественные данные по отдельным подфондам.

Объектами учета могут являться как отдельные документы, так и партия документов. Партия - это группа документов, временно объединенная для контроля их сохранности в процессе обработки и передачи с одного технологического участка на другой (например, партия новых поступлений; партия документов на списание и т. п.).

В связи с тем, что в любой библиотеке или информационной службе существуют и используются не только документы, собираемые для удовлетворения информационных запросов пользователей, но и документы иного назначения, возникает необходимость различать, какие из них являются объектами учета документного фонда. Так, например, не подлежат учету как документы из фонда:

Программные продукты, которые являются рабочим инструментом для работников информационной организации;

Материалы, приобретаемые для оформления и других подсобных работ, не связанных с комплектованием документного фонда, например, настенные и настольные календари, постеры и т. п.;

Кино-, фото- и звукозаписи, предназначенные для проведения библиотечно-информационных и культурных мероприятий;

Управленческая документация библиотеки/информационной службы;

Документы личного и секретного характера;

Материалы, созданные информационной организацией на своем оборудовании без введения в законный гражданский оборот (тиражирования и распространения), например, методические пособия, тематические досье, ксерокопии отдельных документов, предназначенные для использования в служебных целях, и пр.

Результатом учета документного фонда является достоверная документированная информация о реальном состоянии фонда, которая характеризует:

Объемы фонда и отдельных подфондов, а также их прирост;

Динамику развития документного фонда на протяжении всего времени его существования;

Стоимостные характеристики документного фонда;

Наличие и местонахождение каждого документа из фонда.

Такая информация влияет на многие стороны деятельности информационной организации:

Упорядочивает движение документов в учреждениях;

Обеспечивает контроль за сохранностью фонда;

Служит обоснованием для расчета величины необходимых помещений, штатов, финансов и т. д.;

Позволяет сравнивать объемы фондов разных информационных учреждений, оценивать эффективность деятельности библиотек/информационных служб и использования различных видов ресурсов;

Составляет основу для планирования деятельности информационной организации;

Является источником государственного статистического учета, т. е. общенациональной системы сбора, регистрации, обобщения и интерпретации количественных данных в масштабе отрасли, экономического региона или страны в целях содействия принятию государственными органами власти и управления эффективных управленческих решений.

Такое многостороннее влияние результатов учета на различные стороны деятельности организации и принятие ответственных управленческих решений обусловливает строгие требования, которые предъявляются к учету документного фонда.

Требования к учету документного фонда

1. Полнота и достоверность учетной информации. Это означает, что учету подлежит каждый документ, поступающий или находящийся в фонде, и о нем имеется достаточная информация, чтобы идентифицировать его.

2. Обязательность учета для всех фондов и подфондов. Для обеспечения сбора полной и достоверной информации о фонде учету подлежат все без исключения документные фонды.

3. Точность, тщательность учета. Это означает, что данные о документе соответствуют реальности, не содержат ошибок и исправлений. В противном случае документ невозможно идентифицировать по учетным данным, а, следовательно, собранная информация не будет надежной.

4. Документированное оформление каждого поступления или выбытия из фонда, поскольку только запись на какой-либо носитель обеспечивает неизменность учетных данных.

5. Надежность и совместимость приемов и форм учета в условиях применения традиционной и автоматизированной технологии. Это означает, что учет в традиционном и электронном виде должен вестись по единым правилам, а учетные данные не должны быть случайно утеряны или искажены;

6. Оперативность и своевременность учета. Суть требования заключается в том, что документ должен быть учтен сразу при поступлении в библиотеку/информационную службу. Задержка в учете может привести либо к нарушению технологического ритма, либо к немотивированному отказу пользователю, либо к утрате документа.

7. Непрерывность учета. Это означает, что ведение учета должно начинаться с момента зарождения фонда и не должно прекращаться даже на короткий период - иначе данные учета будут неполными и недостоверными.

8. Унификация и стабильность учетных единиц, их соответствие единицам использования документного фонда и показателям государственной статистики. Это требование к учету говорит о необходимости единообразия в подходах к учету документов и их неизменности на протяжении длительного времени. В противном случае данные учета в различных документных фондах либо данные, полученные в различные периоды существования одного и того же фонда, будут несопоставимы, и на их основе будет невозможно сделать обоснованные выводы и принять правильное решение.

С целью унификации подходов к учету разработаны и внедрены специальные стандарты и инструкции по учету документных фондов.

Особое значение имеет стандартизация единиц учета документных фондов. Единица учета фонда - это единица измерения объема и движения фонда.

В соответствии с ГОСТом 7.20-2000 «Библиотечная статистика» (введен 01.01.2002 г.) для учета величины и движения документного фонда используются основные и дополнительные единицы учета.

Основные единицы учета используются как показатели изменения объема документного фонда для отчетности и ведения государственной статистики. К основным единицам учета относятся экземпляр и название.

Экземпляр - каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.

Название - каждое новое или повторное издание, другой документ, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.

Как видим, в качестве основных приняты две различные единицы учета, которые в совокупности разносторонне характеризуют документный фонд:

Учет в экземплярах дает возможность количественно оценивать фонд и обеспечивает контроль за сохранностью каждого документа;

Учет в названиях демонстрирует информационное разнообразие фонда, позволяя более полно определить информативную и содержательную ценность (ср.: 69 экземпляров журналов и 69 названий журналов).

Таким образом, при равных объемах фонда в экземплярах более богатым является тот фонд, в котором больше названий. Особенно показательно различие в объеме фонда, выраженном в названиях и в экземплярах, когда имеется большое число многоэкземплярных документов, например, учебных изданий для учащихся или студентов.

Дополнительные единицы учета используются для более полной характеристики фонда, а также для решения дополнительных прикладных задач.

К дополнительным единицам учета фонда относятся: годовой комплект, переплетная единица/комплект (подшивка) и метро-полка.

Годовой комплект - это совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда. Несомненно, данная единица учета дополняет характеристику фонда периодических изданий, наряду с названиями и экземплярами. В связи с тем, что периодичность у разных изданий может колебаться от 4 до 312 номеров в год, объем фонда периодики в экземплярах является не вполне показательным. Количество годовых комплектов одного названия характеризует хронологическую глубину данного фонда и тем самым обеспечивает его большую или меньшую полноту и информационную ценность.

Другая дополнительная единица учета - переплетная единица/комплект (подшивка) - это совокупность номеров периодических изданий или других документов, сшитых, переплетенных или скрепленных иным способом в одно целое и принимаемое за одну учетную единицу. Она помогает сделать сопоставимыми данные учета фонда и книговыдачи из фонда, в особенности когда речь идет о фондах книгохранилищ, где подшивка является учетной единицей хранения. Выдавая из хранилища 1 подшивку из 4 номеров журнала, работник хранилища передает пользователю или работнику читального зала ответственность за возврат именно одной подшивки, а не 4 номеров.

Метрополка - международная единица учета величины фонда, рекомендованная ЮНЕСКО в 1969 г. и измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документами. На одном погонном метре полки в закрытом хранилище размещается в среднем до 50 экземпляров книг, при открытом доступе к фонду - 30-40 экз. В соответствии со строительными нормами, для хранения 1000 экз. понадобится площадь 4,5 кв. м. Таким образом, метрополка как единица учета может использоваться для расчета необходимого объема хранилища и помогает оценить потребность в количестве стеллажей.

Сходные задачи планирования ресурсов для хранения документов должна выполнять и новая дополнительная единица учета электронных ресурсов - байт (килобайт, мегабайт, терабайт и т. д.), благодаря которой можно оценивать объемы памяти, необходимые или используемые для хранения данных.

Таким образом, выбор единиц учета диктуется целым комплексом задач, которые должна обслуживать учетная информация.

Итак, учет как процесс формирования документного фонда направлен на собирание полной, точной и достоверной информации о данном документном фонде, позволяющей не только контролировать его состояние, но и принимать на ее основе грамотные управленческие и технологические решения. Для того чтобы обеспечить накопление учетной информации, отвечающей требованиям полноты и достоверности, уделяется приоритетное внимание организации учетной деятельности, что проявляется в максимальной регламентированности ее различных аспектов.

Виды и формы учета

Во всех документных фондах принято выделять два обязательных вида учета документов:

суммарный (интегрированный, статистический, количественный);

индивидуальный (дифференцированный, аналитический, оперативный).

Назначение суммарного учета - дать количественные представления о структуре, величине, темпах обновления фонда в целом и отдельных его частей. Объектом суммарного учета является партия.

Индивидуальный учет предназначен для того, чтобы давать информацию о каждом документе в фонде, его наличии в том или ином подфонде или о его списании. Поэтому объектом индивидуального учета являются отдельные экземпляры либо названия.

Оба вида учета обязательны и дополняют друг друга, расширяя информативность учетных данных:

Суммарный учет позволяет отвечать на вопросы: «сколько документов в фонде/подфонде?», «сколько документов поступило/выбыло за определенный период?»;

Индивидуальный учет отвечает на вопросы: «имеется ли данный документ в фонде?», «сколько экземпляров данного документа имеется в фонде?», «где находится данный документ в настоящее время?», «если экземпляр был списан, то когда и по какой причине?».

Таким образом, каждый документ обязательно проходит учет дважды: сначала в партии, потом индивидуально. Различаясь способами регистрации документов, оба вида учета взаимосвязаны и контролируют данные друг друга.

Каждый вид учета реализуется в соответствующих формах учета.

Формы учета - это унифицированные бланки учетной документации, рекомендованные соответствующими инструктивно-методическими документами для различных документных фондов.

В СССР были строго заданы параметры учетных форм для различных типов библиотек и служб информации. В настоящее время разработаны общие правила и формы учета документов, обязательные для всех библиотек, органов научно-технической информации, фондохранилищ, центров документации, иных организаций и учреждений Российской Федерации, независимо от их вида и типа, правового статуса, ведомственной подчиненности и формы собственности. Регламенты ведения учета заданы в «Инструкции по учету библиотечного фонда», при разработке которой учтены положения бюджетного законодательства, государственных стандартов, иных законов и нормативных правовых актов, имеющих отношение к учету документов, составляющих документный фонд. Вместе с тем, данная инструкция допускает возможность выбора правил, способов и норм, регламентирующих организацию и ведение учета документного фонда, исходя из организационно-технологических особенностей библиотеки/информационной службы, если это не противоречит действующему законодательству. Главным обязательным требованием к используемым учетным формам является соответствие номенклатуры показателей первичного учета аналогичным показателям государственной статистики. Таким образом, каждая организация имеет право разрабатывать по согласованию с учредителем собственные стандарты учета, которые оформляются в документе, называемом «Порядок учета документного фонда». Ответственность за правильность организации учета несет первый руководитель данного учреждения или предприятия.

Как видим, в настоящее время наблюдается снижение жесткости в регламентации учета документного фонда и допускается вариативность в выборе способов и форм учета. Предоставление информационным организациям права на самостоятельность в рамках границ, заданных общим регламентом, вызвано тем, что в условиях трансформации информационных технологий вынуждены сосуществовать традиционные и автоматизированные технологии учета, а развитие форм учета определяется не только профилем и структурой фонда, но и различными программно-технологическими факторами.

В соответствии с «Инструкцией об учете библиотечного фонда», основной формой суммарного учета документов является «Книга суммарного учета фонда». Она представляет собой журнал (листы суммарного учета документного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Независимо от носителя, она имеет одинаковую юридическую силу. Допускаются различные модификации книги суммарного учета, отражающие специфику состава документного фонда - по типам или видам документов, тематике, языкам и другим признакам. Форма ее согласована с формами государственной статистической отчетности и с формами ежедневного учета выдачи документов из фонда (например, «Дневника библиотеки»).

Книга суммарного учета обязательно имеет 3 части. Часть I «Поступление в фонд», где фиксируются партии новых документов, и часть II «Выбытие из фонда», где записываются сведения об исключаемых из фонда документах, имеют сходную форму записи. О партии поступающих или выбывающих документов сообщаются следующие сведения: дата и номер записи по порядку, общее количество документов в партии, в том числе по видам документов, в том числе книг и брошюр по отраслям знания и по языкам. Кроме того, обязательно приводятся суммарные данные о стоимости документов, предназначенные для передачи на бухгалтерский баланс. В случае учета партии новых поступлений указывается также источник получения партии и номер и/или дата сопроводительного документа. При учете выбывающих документов указывается номер и дата акта об исключении, а также причина выбытия. В конце каждой страницы все количественные сведения суммируются для переноса их на другую страницу или в часть III книги суммарного учета.

В части III «Итоги движения фонда» содержатся обобщенные статистические данные о документном фонде. В эту часть поквартально переносятся суммированные сведения о вновь поступивших и о выбывших документах. В конце текущего года подводится общий итог движения фонда с учетом поступивших и выбывших документов и подводится баланс состояния фонда за год в следующих показателях:

«Состоит на начало …года» - в этой графе переносятся данные о фонде, полученные по итогам предыдущего года;

«Поступило в течение …года» - здесь указываются суммарные сведения о новых поступлениях за минувший год;

«Выбыло в течение …года» - приводятся совокупные количественные данные о документах, списанных из фонда в текущем году;

«Состоит на конец …года» - в этой графе приводятся итоговые расчетные данные по фонду, полученные путем суммирования исходных данных с данными о новых поступлениях и вычитания из этой суммы числа выбывших документов.

Итоговые данные из части III «Книги суммарного учета» включаются в форму государственной статистической отчетности.

Если информационная служба имеет устойчивый доступ к сетевым документам удаленного доступа согласно лицензионным соглашениям, то они также подлежат суммарному учету в специальной книге, которая организована по тому же принципу, что и традиционная. В форме учета поступления в фонд регистрируются основные реквизиты документов (договоров, контрактов, лицензионных соглашений), в которых зафиксировано оформление в доступ определенных пакетов сетевых документов на определенный срок, а также количество пакетов.

Формы индивидуального учета могут быть представлены в различном виде:

Книжной (инвентарные книги);

Карточной (карточка учетного каталога, регистрационная карточка на определенный вид документа - для газет, журналов, электронных, аудиовизуальных и других видов документов);

Листовой (лист актового учета).

Допускается сочетание этих форм учета. При автоматизированной технологии создаются форматы учетной записи, содержащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие параметры: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета документного фонда», инвентарный номер, сведения об авторе и заглавии, месте издания и годе выпуска, о цене, а также отметка о наличии документа при очередной проверке фонда и номер акта об исключении данного экземпляра из фонда, если документ уже списан. Обязательной графой является «Примечание», в которой указывается наличие приложений к основному документу в том или ином виде, а также особенности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие уникального переплета, автографа автора, маргиналий (пометок на полях), дефектов и т. п.).

Формы индивидуального учета в значительной степени различаются в зависимости от вида документа в связи с тем, что видовые особенности документа могут требовать особого формата учетной записи. Например, индивидуальный учет периодических изданий требует оперативной отметки о поступлении каждого очередного номера издания, однако отдельные номера газет и журналов не нуждаются в указании особых библиографических сведений о них. Поэтому для их учета разработаны специальные регистрационные карточки, в заголовке которых дается описание периодического издания в целом, а в основной части предусмотрен формат для указания года и для оперативных отметок о поступивших номерах и выпусках.

При индивидуальном учете базы данных необходимо указывать ее название, наименование создателя (юридическое или физическое лицо); дату создания ресурса, носитель информации (CD-ROM, жесткий диск, дискета), а также периодичность обновления.

Форма индивидуального учета сетевых документов включает основные характеристики пакета: название, данные о производителе, типе пакета, а также его платформе, т. е. совокупности программных и аппаратных средств, предназначенных для навигации и поиска документов и предлагающих особые сервисы для работы с ними.

Другим важным фактором, влияющим на особенности форм индивидуального учета, используемых в той или иной информационной организации, являются сроки хранения документов. При индивидуальном учете документов постоянного и длительного хранения используется метод инвентаризации, который заключается в присвоении каждому документу или каждому экземпляру документа индивидуального инвентарного номера или иного знака в качестве инвентарного номера (штрих-кода, ISBN). Такой индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в документном фонде, а после исключения документа из фонда не присваиваются другим вновь принятым документам. Это позволяет избегать путаницы в учете. Документы с индивидуальными инвентарными номерами регистрируются в инвентарных книгах. Как правило, для различных видов документов создаются отдельные инвентарные книги.

Для документов временного хранения, чьи сроки пребывания в фонде изначально ограничены 1-5 годами, ведутся отдельные формы индивидуального учета без присвоения документу инвентарного номера. Как правило, формы учета представлены в виде особых регистрационных картотек или тетрадей учета.

Если в инвентарных книгах используется нумерационный способ сортировки учетных записей, то регистрационные картотеки и учетные каталоги преимущественно тяготеют к алфавитному упорядочению записей о документах.

В крупных библиотеках, наряду с инвентарными книгами, имеется генеральный алфавитный каталог, в котором отражены все документы, зарегистрированные в фонде, с указанием их закрепления за тем или иным подфондом. Он предназначен для служебного использования и необходим для уточнения данных о документе и его местонахождении. По сравнению с инвентарной формой учета, каталогизационная запись отражает значительно больше библиографических сведений для идентификации документа, а также классификационные индексы и шифры хранения. На обороте карточки генерального каталога перечисляются инвентарные номера всех экземпляров данного документа с указанием места их постоянного хранения. При передаче экземпляров из одного подфонда в другой, а также при их списании возле инвентарного номера делаются соответствующие отметки. В этом состоит дополнительный информационный потенциал генерального каталога.

Учетную функцию носят также нумерационные каталоги, в которых библиографические записи располагаются в порядке инвентарных номеров, присвоенных документам, а также топографические каталоги, где библиографические записи располагаются в соответствии с расстановкой документов на полках. В нумерационных каталогах могут быть структурно выделены записи о документах из подфондов отдельных подразделений библиотеки/информационной службы, благодаря чему по инвентарному номеру можно уточнить, за каким подфондом закреплен тот или иной документ. Эти каталоги зачастую используются при инвентаризационной проверке подфондов, а также помогают возвращать на место документ, ошибочно попавший в другой подфонд.

Топографические каталоги позволяют легко выявлять местонахождение конкретного документа. Особенно они полезны при больших массивах листовых материалов.

Как видим, в зависимости от возникающих проблемных ситуаций могут быть использованы различные виды группировки учетных сведений о документах. Вместе с тем, инвентарный способ сортировки записей в формах индивидуального учета является основным. В 1980-е гг. при разработке системы учетных форм для централизованных библиотечных систем была сделана попытка заменить инвентарную книгу алфавитным учетным каталогом, созданным по аналогии с генеральным каталогом научных библиотек. Однако практическое использование данной формы учета потребовало дополнения его «Описью инвентарных номеров» (или «Описью карточек учетного каталога»), по форме напоминающей упрощенную инвентарную книгу.

Актовая форма учета документного фонда является альтернативной формой индивидуального учета. Суть ее в том, что на партию новых поступлений, полученную по одному сопроводительному документу, оформляется акт со списком документов, составленный по аналогии с листами инвентарной книги. Номера актов соответствуют номеру записи партии в «Книге суммарного учета документного фонда». Лист актового учета удобен при компьютерной системе учета, поскольку его распечатка становится основой для создания инвентарных книг.

С появлением электронных каталогов операции индивидуального учета документов автоматически сливаются с операциями приема и каталогизации/рекаталогизации документов, а ведение форм учета передается полностью компьютерной программе. Как правило, они формируются из имеющейся базы данных электронного каталога по специальной команде сотрудника. Для надежного сохранения и использования учетных данных рекомендуется делать их распечатки на бумажном носителе.

Для наблюдения за движением каждого экземпляра в электронном каталоге появляются новые возможности: теперь в каждый момент времени можно не только уточнить, в каком подфонде следует искать данный документ, но и когда, какому пользователю он был выдан, а также к какому сроку предполагается его возвращение в фонд.

Поскольку документный фонд является материальным активом той организации, которой он принадлежит, он должен подвергаться бухгалтерскому учету. Бухгалтерский учет документного фонда - это учет балансовой стоимости документов из фонда. Он осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета на основе данных о стоимости отдельных партий документов в «Книге суммарного учета». Стоимостная информация, собранная в ходе бухгалтерского учета документного фонда, необходима для экономического анализа деятельности информационной организации и планирования финансовых ресурсов, а также для оценки экономической эффективности формирования документного фонда. Однако в сложившихся условиях вопрос о бухгалтерском учете документного фонда остается проблемным.

Общероссийским классификатором основных фондов (ОК 013-94) документные фонды включены в состав основных средств. При этом в классификаторе охвачены документы на различных носителях - от рукописей до электронных изданий. Следовательно, все они должны подлежать и бухгалтерскому учету. Однако на практике в финансовых документах отражается балансовая стоимость не всех документов, составляющих документные фонды. Как правило, бухгалтерскому учету подвергаются лишь книжные издания, зарегистрированные в инвентарных книгах. Не подлежат бухгалтерскому учету периодические издания, брошюры, архивные документы, обменные фонды, зачастую не отражается балансовая стоимость документов на нетрадиционных носителях, которые отнесены к малоценному инвентарю фондов. В результате нарушается принцип полноты и достоверности учетной информации.

В составе основных фондов документные фонды занимают особое положение. Так, в отличие от других видов основных средств на документные фонды не начисляется амортизация, т. е. постепенное погашение стоимости по мере физического и морального износа. Эта норма введена в связи с тем, что, несмотря на физический износ носителя и устаревание информации в большинстве документов, стоимость некоторых документов (рукописей, памятников письменности и печати, других ценных и редких документов и др.) ежегодно повышается в соответствии с изменениями их научной и культурно-исторической ценности.

Следует понимать, что балансовая стоимость документного фонда не отражает его реальной стоимости, поскольку информационная и культурная ценность данного фонда не может быть определена простым суммированием стоимости отдельных документов и зависит от полноты собранных материалов. Таким образом, балансовая стоимость документных фондов в настоящее время имеет ограниченное практическое значение.

В учреждениях культуры, архивах, органах научно-технической информации существует опыт вывода собраний культурных ценностей из состава основных средств. Так, музейные коллекции не подлежат бухгалтерскому учету по стоимости в соответствии с нормативно-правовыми документами. В случае необходимости оценки конкретных изданий при страховании, при расчете с пользователями, утратившими или нанесшими ущерб сохранности документов, обращаются не к балансовой стоимости, а проводят экспертную оценку.

Однако в условиях укрепления рыночных отношений документные фонды в целом не могут быть исключены из состава основных средств и сняты с балансового учета, поскольку это значительно ослабит контроль за сохранностью фондов, усложнит порядок их учета в местах нахождения, списания и подотчетности. «Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях», принятая в 1999 г., признала приоритетное значение в учете документных фондов всех библиотек и служб информации «Инструкции об учете библиотечного фонда», утвержденной Министерством культуры Российской Федерации, что придало ей статус межведомственного документа. В этой связи полноту и достоверность учетных данных о фонде обеспечивают, прежде всего, суммарный и индивидуальный учет, в ходе которых документально оформляется в том числе и стоимость отдельных документов и партий документов. В бухгалтерском учете для документных фондов ведется специальная инвентарная карточка аналитического учета основных средств, в которой балансовая стоимость фонда указывается в показателях движения фонда и общей суммой.

Рыночные колебания реальных цен документов в связи с инфляционными процессами потребовали регулярного проведения переоценки балансовой стоимости документного фонда. Переоценка документов осуществляется в целях экономического обоснования планирования финансовых ресурсов на обновление документных фондов.

Переоценка является функцией бухгалтерского учета и осуществляется бухгалтерами. Работники библиотек и информационных служб подают им сведения о номинальной стоимости приобретенных документов.

В условиях формирования рыночных отношений в России первая переоценка основных фондов предприятий и организаций была осуществлена в 1992 г. В период с 1992 по 1996 г. переоценка осуществлялась регулярно, что было вызвано высокими темпами инфляции. Последняя переоценка документных фондов, как и других основных средств, производилась в первом полугодии 2003 г. Документные фонды переоцениваются по восстановительной стоимости, которая определяется умножением балансовой стоимости на соответствующий коэффициент переоценки (см. табл. 2). Так, стоимость изданий, полученных в 1991 г., в 1992 г. индексировалась в 15 раз, а стоимость издания, приобретенного до 1990 г., в 1992 г. увеличивалась в 36 раз, а в 1993 г. - еще в 29 раз. В последующем вместо единых коэффициентов индексирования были введены интервалы значений переоценочных коэффициентов (например, 1,7-3,2), в границах которых возможен их выбор. Результаты переоценки документного фонда отражаются в бухгалтерских документах (на карточках аналитического учета общей суммой) и вносятся в книгу суммарного учета.

В настоящее время проблема переоценки актуальна только при оформлении исключения документов из фондов, а также при замене утраченного документа пользователем или при оценке документа, поступившего в дар. Оценку стоимости документов, поступающих и выбывающих из фондов библиотеки, производят, используя рыночные цены, переоценочные коэффициенты, установленные Правительством Российской Федерации, а также рекомендации оценочных организаций, закупочных комиссий, каталоги - прейскуранты на закупку и продажу букинистических и антикварных книг. При оформлении списков документов, выбывающих из фонда, их группируют по годам приобретения, указывая номинальную цену документа, зафиксированную в учетных документах, - для последующей переоценки с использованием соответствующих коэффициентов в бухгалтерии.

Итак, учет документного фонда включает три взаимодополняющих вида учета, призванных собирать и накапливать количественную, качественную и стоимостную информацию о фонде. В настоящее время наиболее технологически и организационно проработаны суммарный и индивидуальный виды учета фонда, которые формируют наиболее точные и взаимопроверяемые данные о документном фонде. В меньшей степени технологически обосновано ведение бухгалтерского учета фонда, в связи с чем ограничиваются возможности использования в управлении получаемых стоимостных данных о фонде. В значительной мере современные проблемы в сфере учета документных фондов вызваны переходным состоянием систем учета как в связи с внедрением новых информационных технологий, так и с нестабильностью в развитии экономических процессов в стране. Следствием этого становится широкая вариативность учетных форм и организационно-технологических решений в различных информационных организациях.

Проверка документного фонда

Кроме первичного учета поступающих и выбывающих из фонда документов, в любом документном фонде проводится их переучет, или проверка фонда.

Проверка (переучет) документного фонда - это периодическая сверка данных индивидуального учета с наличными документами с целью контроля сохранности фонда. В ходе проверки фонда устанавливается наличие всех документов, состоящих на учете, а также своевременно выявляются утраченные документы. Кроме того, во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками, а также проводится изучение документного фонда и вторичный отбор, устраняются застановки документов и задолженность пользователей.

Плановые проверки фонда проводятся в среднем один раз в пять лет. Исключение составляют документы, находящиеся на сейфовом хранении, переучет которых осуществляется ежегодно.

Если документный фонд достаточно велик для того, чтобы провести его проверку в течение одного года (более 50 тыс. экз.), она осуществляется поэтапно в соответствии с разработанным планом в течение ряда лет (от 7 до 25 лет в зависимости от объема фонда).

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете» (1996 г.) обязательно организуются внеплановые проверки документного фонда в следующих случаях:

При смене материально ответственного лица;

При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

При реорганизации или ликвидации организации, владеющей фондом;

В других случаях, предусмотренных действующим законодательством.

Основанием для проведения проверки фонда является приказ, в котором назначается проверочная комиссия, ответственная за ход, организацию и итоги проверки. Это позволяет придать результатам проверки силу юридического доказательства. В состав комиссии обязательно включаются должностное лицо, материально ответственное за сохранность данного фонда/подфонда, а также представитель бухгалтерии. В период подготовки к проверке фонда выявляются и исправляются все ошибки в ведении учетной документации, поскольку в противном случае данные проверки могут оказаться недействительными.

Существует несколько способов проверки документного фонда:

Непосредственная сверка фонда с учетным документом (инвентарной книгой, актовым листом учета или др.) - это наиболее точная проверка, поскольку не использует посреднические формы описания каждого экземпляра документов, но и наиболее трудозатратная, в особенности при больших объемах фонда. Для этого требуется приблизить к стеллажам с документами все инвентарные формы учета, что не всегда возможно осуществить практически. Выявление недостающих документов потребует после окончания сверки с фондом просмотра всего инвентарного ряда в учетных формах;

Сверка фонда с топографическим каталогом - это наиболее оперативный способ проверки, так как расстановка карточек в каталоге совпадает с расстановкой документов на стеллажах. В этой связи легко вести проверку по разделам фонда/подфонда. Карточки на документы, не обнаруженные при сверке, сразу откладываются отдельно в инвентарном порядке для последующего установления местонахождения документа.

Проверка при помощи контрольных талонов или индикаторов. Это наиболее распространенный способ сверки фонда с учетными данными, поскольку топографические каталоги имеются не во всех организациях. В этом случае предварительно создаются копии учетных записей на документы того или иного подфонда - в виде карточек, расставленных по инвентарным номерам. При нахождении на полке документа контрольный талон или индикатор на него переставляется в отдельный ряд, а на самом документе делается отметка о сверке. Таким образом, на отсутствующие в фонде документы автоматически формируется инвентарная картотека, с которой удобно работать при поиске отсутствующих документов и при составлении актов на списание утерянных документов.

В электронных каталогах, как правило, существует специальный служебный модуль проверки фонда, в котором предусматривается ввод инвентарных номеров или штрих-кодов документов, имеющихся в наличии в фонде. По окончании ввода система сверяет их с записями, имеющимися в базе данных, и выдает список отсутствующих документов, закрепленных за данным фондом.

По окончании сверки фонда с учетными записями устанавливается месячный срок для принятия мер по разысканию отсутствующих документов и устранения возникших недоразумений. После того, как все возможности разыскания недостающих документов исчерпаны, составляется список документов, пропавших по неустановленным причинам. Должностное лицо, материально ответственное за сохранность данного фонда/подфонда, составляет объяснительную записку, а комиссия документирует свои выводы, заключение и предложения в акте и протоколе, которые утверждаются первым руководителем организации. В последующем отсутствующие издания списываются с баланса библиотеки/информационной службы, а стоимость недостачи взимается с материально ответственного лица.

Итак, учет - это важный и ответственный этап формирования документного фонда, необходимый для контроля за его состоянием и развитием и обеспечивающий сохранность и надежность функционирования фонда. Он предъявляет строгие требования к деловым качествам сотрудников - к их дисциплинированности, аккуратности, тщательности, педантичности в выполнении учетных операций. Рутинный характер учетной деятельности позволяет передавать операции по учету компьютерным системам.

Литература:

1. Морева О.Н. Документные фонды библиотек и информационных служб. СПб. : Профессия, 2010. С. 182-203.