Для сведения информации о составляемых платежных ведомостях используется журнал регистрации форма Т-53а, это регистр бухучета, основное предназначение которого, обобщение, систематизация и хранение информации о документах. В статье предлагаем скачать бланк и образец заполнения журнала Т-53а.
Учет заполняемых платежных ведомостей можно вести в журнале любой формы. Однако применение типовой бланка удобно и избавляет от потребности разработки собственной форме и последующего утверждения в учетной политике. Так как ведомости относятся к кассовым денежным документам первичного типа, в отношении которых обязательно применение унифицированных форм, то рекомендуется для их регистрации применять все-таки типовую форму журнала во избежание возможных проблем с контролирующими органами.
Регистрировать в бланке Т-53а нужно как , так и расчетно-платежные ведомости, на основании которых проводятся выплаты денежных средств сотрудникам.
Если организация применяет для расчета и выплаты заработной платы , то заполнять отдельно платежную ведомость Т-53 не требуется. Бланк Т-53 пригодится, если расчет зарплаты проводится в .
Функции по ведению журнала ложатся на бухгалтера предприятия.
Образец заполнения Т-53а
В бланке журнала регистрации имеется обложка, на которой следует обозначить сведения об ответственном лице, а также периоде ведения формы Т-53а.
В табличной части регистрируются выписывается платежные и расчетно-платежные ведомости. Каждая ведомость регистрируется отдельно:
- указывается ее номер и дата составления;
- наименование платежа;
- подразделение, в отношении которого проводится выплаты сумм по ведомости;
- общая сумма к выплате;
- подписи ответственных лиц.
Журнал регистрации последовательно заполняется в течение календарного года, все записи нумеруются по порядку. По окончании года документ остается на хранении в предприятии еще пять лет.
По каждому заполненному листу с таблицей нужно указать прописью порядковые номера — с какого по какой номер представлены на странице. Это делается для того, чтобы листы формы Т-53а не терялись.
В журнал регистрации платёжных ведомостей в хронологическом порядке записываются сведения о каждой оформленной платёжной ведомости .
Журнал регистрации – очень важный и обязательный документ для каждой организации. К правильности его заполнения нужно подойти внимательно. Хранится журнал в течение 5 лет.
Заполнение формы Т-53а
На титульном листе указываются:
Наименование организации и структурного подразделения (при наличии).
Код по ОКПО. Его можно посмотреть в уведомлении из Росстата.
Период ведения документа (один год)
Должность и ФИО лица, ответственного за заполнение журнала. Как правило, бухгалтер или работник кадровой службы.
СТРАНИЦА 2 :
Графа 1. Номер по порядку.
Графа 2 и 3. Дата, когда была выписана ведомость, а также её номер
Графа 4. Содержание операции согласно ведомости (пример: «выплата заработной платы за январь 2015»)
Графа 5. Наименование структурного подразделения, сотрудникам которого выдавалась зарплата.
Графа 6. Сумма, выданная по платёжной ведомости.
Графа 7 и 8. Подпись и ФИО лица, которое передаёт бланк ведомости для регистрации его в журнале.
Графа 9 и 10. Подпись и ФИО лица, ответственного за заполнение журнала. Это лицо принимает бланк ведомости от лица, указанного в графе 7 и 8.
Внизу страницы нужно указать порядковые номера платёжных ведомостей, указанных в таблице (с такого-то номера по такой-то).
Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а) используется для внесения данных о платежных ведомостях, которые были оформлены в связи с выплатами сотрудникам. В качестве образца ниже приведен заполненный нами отрывок журнала. Его можно найти в конце статьи. Бланк формы Т-53а приведен ниже.
Каждый документ, который оформляется в организации, нужно регистрировать из-за необходимости строгого учета документов. Информация вносится в журналы для регистрации. В зависимости от вида документов, которые необходимо регистрировать, используются разные журналы. Для фиксации командировочных удостоверений используется журнал, шаблон которого можно скачать по этой ссылке.
Для фиксации платежных ведомостей существует так называемая форма Т-53 (). В данный журнал вносятся все данные в хронологическом порядке. Один бланк такого документа хранится в организации следующие 5 лет.
Видео-урок “Начисление заработной платы через кассу в 1С Бухгалтерия. Формирование Т-53”
Смотреть онлайн обучение начислению заработной платы в 1С Бухгалтерия (7 минут)
В данном видео подробно разбирается пошаговая инструкция по выплате заработной платы в 1С Бухгалтерия. Ведео видео-семинар эксперт сайта, бухгалтер по заработной плате ООО “М.видео Менеджмент” Ликина О.Н. ⇓
Как заполнять журнал регистрации платежных ведомостей?
Для любого журнала для регистрации документов (также и Т-53а) необходимо наличие обложки и таблицы внутри журнала.
1) Обложка журнала должна содержать
- наименование предприятия (как в учредительных документах);
- название этого структурного подразделения (если журнал необходим для фиксации данных по какому-то одному конкретному подразделению, то на обложке отмечается название этого структурного подразделения);
- код организации по классификатору ОКПО;
- дата начала и завершения внесения данных в журнал (данный документ оформляется на один год);
- ФИО человека, ответственного за внесение данных в журнал (форма Т-53а). Обычно им назначается работник отдела кадров или бухгалтерии.
2) Заполнение таблицы внутри самого журнала регистрации
Здесь следует вносить данные в графы по следующему принципу:
- – номер по порядку – графа 1;
- – дата оформления платежной ведомости – графа 2;
- – номер платежной ведомости – графа 3;
- – название платежа (к примеру, выплата зп) – графа 4;
- – название структурного подразделения – графа 5;
- – сумма, которая выдается по платежной ведомости – графа 6;
- – -подпись лица, которое передает ведомость для внесения данных в журнал – графа 7;
- – ФИО ответственного лица – графа 8;
- -подпись лица, которое приняло платежную ведомость, данные из которой вносятся в регистрационный журнал – графа 9;
- – ФИО этого лица – графа 10.
В самом низу страницы необходимо вписать порядковый номер каждой ведомости, информация из которых вносится в таблицу. На рисунке ниже приводится пример заполнения второй страницы ведомости.
Хотя этот документ не из самых сложных для ведения, он считается одним из очень важных в первичной документации на каждом предприятии. Так как в любой компании работникам выдаются наличные по платежным ведомостям.
Во время проверок его могут потребовать различные инстанции и при обнаружении некорректных данных или при отсутствии самого журнала лицо, несущее ответственность за ведение этого журнала будет нести за это ответственность. Важно четко следить за заполнением журнала форма Т-53а.
Для отражения выплат в пользу сотрудников, на предприятиях существуют специальные документы, на основании которых впоследствии предоставляются все виды отчетностей, которые необходимы для различных инстанций. Именно с этой целью в организациях и заполняется журнал регистрации платежных ведомостей.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Этот документ выступает в качестве регистра бухучета. Существует несколько разновидностей данного документа, и в данной статье речь пойдет о .
Суть документа
Унифицированная форма Т-53а была утверждена на основании Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г . Эта форма документа используется для того, чтобы произвести расчет и выплату зарплаты в пользу рабочих.
В той ситуации, когда хозяйствующий субъект применяется расчетно-платежную ведомость для того, чтобы рассчитать зарплату, отдельное заполнение сведений не требуется. Стоит отметить, что журнал регистрации ведется исключительно уполномоченным сотрудником бухгалтерского отдела на каждом предприятии.
Стоит обратить внимание на тот факт, что на основании ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г ., унифицированные формы для оформления бухгалтерских документов вместе с формами регистров бухучета должны утверждаться начальником экономического субъекта. При этом он должен представить должностное лицо, который несет ответственность за ведение бухучета.
Соответственно, требование об использовании унифицированных форм для создания первичной документации учета или регистров бухучета в ФЗ №402 отсутствует. При этом, Письмо Минфина РФ № ПЗ-10/2012 гласит о том, что применяться в обязательном порядке должны те формы документов, которые установлены уполномоченными органами на основании прочих федеральных документов.
Если учитывать все вышеперечисленное, то на предприятиях должны применяться те унифицированные формы для ведения бухучета, которые были разработаны и одобрены Госкомстатом РФ. При этом, данные формы обязательно должны закрепляться приказом согласно учетной политике.
Предназначение
Чтобы производить деятельность по кадровому учету, нужен регистр, согласно которому можно осуществлять систематизацию сведений по всем имеющимся на предприятии ведомостям в хронологическом порядке. При этом информация должна поступать из ведомостей по зарплатам сотрудников и прочим платежным документам.
Соответственно, для обеспечения такой возможности, сотрудник бухгалтерской службы, который является уполномоченным по ведению учета кадров, должен завести специальный журнал для того, чтобы регистрировать в нем платежные ведомости.
В нынешнее время, для этих целей существует унифицированная форма Т-53а. Именно этот документ рекомендуется Роскомстатом в роли первичного документа, который регламентирует вопросы учета труда и зарплаты в целом.
Правила заполнения журнала регистрации платежных ведомостей
Начинается заполнение с титульного листа.
На нем нужно указать следующие данные:
- Наименование (полное и сокращенное) предприятия. При наличии, также стоит указать название структурного подразделения.
- Код ОКПО.
- Время ведения документа. Здесь нужно указать «1 год».
- ФИО и должность сотрудника, который несет ответственность за заполнение этого документа. Зачастую, на любом предприятии этим занимается либо работник кадровой службы компании, либо специалист бухгалтерии.
На второй странице документа стоит отразить следующую информацию:
- Порядковый номер.
- Номер выписанной ведомости и дата ее составления.
- Суть операции, для которой составляется ведомость. Например, «выдача зарплаты за февраль 2016».
- Название подразделения, для работников которого была выплачена заработная плата.
- Сумма средств, которая была выдана согласно ведомости.
- ФИО и подпись гражданина, который передает специальный бланк ведомости для его дальнейшей регистрации в данном документе.
- ФИО и подпись гражданина, который несет ответственность за заполнение журнала. Именно этот сотрудник и должен заниматься приемом бланка ведомости от того рабочего, который указан в предыдущих графах.
В самом низу второй страницы стоит отразить порядковые номера по платежкам, которые были указаны в таблицах.
Как вести журнал
Перед тем, как начать заполнение данного журнала, обязательно стоит ознакомиться с требованиями, которые прописаны в ФЗ №402 от 06.12.2011 и ПБУ. К примеру, уполномоченные сотрудники обязательно должны помнить, что записи стоит вносить исключительно в хронологическом порядке. И группироваться они должны согласно соответствующим бухгалтерским счетам.
В документе не допускается пропуски строк, а также изъятия листов. Если уполномоченный сотрудник вынужден внести коррективы в запись, обязательно стоит руководствоваться законным требования ФЗ №402.
В частности, по данным правилам нужно проставить рядом с корректируемой записью дату внесения изменений и подпись уполномоченного работника вместе с его персональными сведениями.
За верностью вносимых данных в этом документе должен следить сотрудник, который его ведет. Он должен храниться на предприятии в течение 5 лет до уничтожения.
По данному журналу в обязательном порядке будут проводиться соответствующие проверки со стороны контролирующих органов. В прочих ситуациях, которые установлены законом, документ подвергается сдаче в архив.
Как правильно заполнить
Заполнение начинается с титульного листа, где отражается вся необходимая информация в соответствии с формой Т-53а. Здесь обязательно стоит указать наименования компании (и сокращенное при наличии, и полное), и подразделение, отвечающее за ведение этого документа.
В обязательном порядке прописывается код ОКПО и отрезок времени, для которого и был создан данный документ. Также в документе нужно отразить персональные сведения о сотруднике, для которого он был создан.
В той части документа, где находятся таблицы, необходимо указывать данные из платежных документов.
В частности, к ним стоит отнести:
- Даты составления, порядковые номера.
- Наименование платежа и название подразделения, который его произвел.
- Сумма выплат, которая была проведена согласно ведомости.
- ФИО всех граждан, которые принимают и сдают ведомости в закрытом виде под подпись.
Стоит помнить, что на каждой странице документа нужно делать записи с отражением порядковых номеров ведомостей.
Законодательство
В настоящий момент регулирование и регламентирование вопроса правильности ведения рассматриваемого документа лежит на следующих нормативных актах и документах:
- Стандарты бухгалтерского учета в России (ПБУ).
- Письмо Минфина РФ № ПЗ-10/2012.
- ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011.
Журнал регистрации платежных ведомостей по форме Т-53а – один из наиболее важных бухгалтерских регистров, иллюстрирующих выписывание платежных (), расчетно-платежных (форма Т-49) и расчетных ведомостей (). Его ведение входит в обязанности бухгалтера организации.
ФАЙЛЫ
Бухгалтерский учет в организации должен производиться в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 года 129-ФЗ и другими актами, приказами и положениями. Поэтому все записи в журнал регистрации платежных ведомостей должны производиться в хронологическом порядке (как гласит п. 2 ст. 10 этого закона).
Законные основания и предназначение журнала
Систематизация, учет и накопление данных нужны для полноценного статистического учета, а также для составления отчетов в контролирующие организации.
Журнал является одним из регистров бухгалтерского учета, которые приняты Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.
Помимо этого документа, его регулируют Положение по ведению бухучета (Приказ Минфина РФ №34 от 29 июля 1998 года) и Федеральный закон 129-ФЗ. Однако первичные документы стали с января 2014 года не обязательными, а рекомендательными образцами. Тем не менее отступление от существующих норм без веских оснований до сих пор не приветствуется.
Сроки хранения
Данные этой бумаги, согласно ст. 361 Перечню типовых архивных документов, должны храниться организацией в течение 5 лет. Это при условии регулярного прохождения проверок и отсутствия вредных условий труда сотрудников этой компании.
Составные части журнала
Документ составляется непосредственно бухгалтером и состоит из двух основных частей: обложки и внутренней части.
Вторая при этом представляет собой таблицу. Обычно это несколько десятков одинаково оформленных страниц с заполненными графами. Теоретически эта таблица может продолжаться сколько угодно долго (по необходимости). Но на каждой последующей внизу сохраняется нумерация.
Столбцы второй части журнала:
- порядковый номер записи;
- номер составленной ведомости и ее дата;
- название платежа;
- наименование структурного подразделения (при наличии);
- итоговая сумма к выдаче, которая указывается в конкретной ведомости;
- информация о лицах, которые эту ведомость сдавали и принимали (ФИО и подписи).
Если обе последних операции выполняются одним и тем же лицом, то допустимо сокращение их в одну. Главное – упомянуть об этих изменениях журнала в соответствующих документах организации, чтобы во время проверок не возникло неприятных ситуаций. Если менять форму журнала регистрации платежных ведомостей без веской причины и письменных оснований, заверенных руководством, то можно подвергнуться административной ответственности в виде штрафа.
Заполнение обложки
Передняя часть документа обязательно должна содержать данные относительно кода по ОКУД (0301050), по ОКПО, полное наименование компании и его структурного подразделения, для которого ведется журнал (при наличии). Также в образце прописано:
- название документа;
- срок, на который он составляется (львиная доля бухгалтеров выбирает годовой период из-за удобства формирования отчетности);
- лицо, которое будет ответственно за составление и ведение бумаги (в частности – его должность и ФИО с подписью).
Обложка всегда печатается в единственном экземпляре и помещается на самый верх документа. Допустимо ведение журнала как в печатной, так и в электронной форме.
Какие проверяющие органы требуют
Первичная документация бухгалтерского учета входит под контроль налоговых органов.
Федеральная налоговая служба вправе его потребовать при инспекции по законности отнесения затрат оплаты труда на себестоимость продукции.
Также проверить документ может Федеральная инспекция труда (она контролирует реальность выдачи заработной платы сотрудникам).
Помимо этого журнала, в организации обязательно должен быть журнал регистрации приказов, трудовых книжек и пр. Если бухгалтерия будет халатно относиться к выполнению своих обязанностей, то компанию ждет административная ответственность в виде существенных штрафов.
Нюансы оформления
Если журнал ведется в письменном виде, то обязательна его прошивка и нумерация каждой страницы. Последнее действие совершается для того, чтобы минимизировать риск незаконного изъятия страниц.
Важно! Если обязанности главного бухгалтера и выдачу заработной платы совершает один и тот же человек, то он ставит свою подпись и в графе «сдал», и в графе «принял» в последних столбцах таблицы.
Исправления в документе допустимы. Они могут производиться как на обложке, так и в самом журнале. Но это неприемлемо делать закрашиванием. Если нужно изменить информацию, то она аккуратно зачеркивается, а рядом ставится дата, подпись ответственного лица и суть изменений.
Стоит отметить, что таких исправлений не должно быть много и под каждое нужен будет приказ. Например, при изменении обложки, в частности, данных ответственного лица, прописывается дата и номер приказа, которые дают право на такое изменение и исправление.
Как и когда происходит заполнение
Когда приходит срок выдачи заработной платы (по Трудовому кодексу это должно происходить не реже двух раз в месяц), кассир или бухгалтер собирает все ведомости (как оплаченные, так и депонированные) и заносит информацию из них в описываемую бумагу.
Затем подводятся итоги, общая сумма расходов на выдачу заработной платы переносится в кассовую книгу (с оформлением отдельного кассового ордера на эту операцию).
Важный момент! Номера страниц в конце табличной части заполняются прописью.
Отдельный подход при этом к депонированным ведомостям. Они, так же как и выплаченные, заносятся в журнал. Но, помимо этого, для них должен быть заведен специальный реестр либо книга учета депонентов. За наличие журнала всегда отвечает работодатель. Именно под его контролем должен трудиться кассир, выдающий заработную плату, и бухгалтер, считающий и сверяющий платежные ведомости.